نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار حسابداری

نرم افزار اتوماسیون اداری داده پردازان ارگس نرم افزاری است که تمام امکانات مربوط به اتوماسیون اداری که در بازار می باشد را دارا می باشد. این  اتوماسیون اداری شامل دو زیر سیستم اساسی است.

نرم افزار حسابداری-نرم افزار حسابداری مالی-نرم افزار حسابداری یکپارچه-نرم افزار اتوماسیون اداری-لیست نرم افزارهای حسابداری-بهترین نرم افزار حسابداری

1- زیر سیستم دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم 

در دبیرخانه بخش اطلاعات پایه و قسمت ثبت نامه وجود دارد که در آن نامه های وارده  صادره را ثبت و نگهداری می کنند.

2- زیر سیستم کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

در قسمت کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم گردش نامه ها وجود دارد. در این قسمت هر شخصی یک کارتابل دارد که تمام نامه هایی که دراتوماسیون اداری قلم به وی ارجاع می شود را در کارتابل مخصوص خود می بیند.

نرم افزار اتوماسیون اداری قلم دارای امکانات زیادی می باشد برخی از امکانات این نرم افزار در زیر آمده است.

• اطلاعات پایه در اتوماسیون اداری 
• تعریف و تنظیمات دبیرخانه
• عملیات ثبت نامه های اداری در اتوماسیون اداری
• عملیات کارتابل و ارجاعات 
• عملیات پیامها و کارتابل پیامها
• تعریف جانشین و تفویض کارها
• سیستم فرمساز
• مدیریت جلسات و قرارها و تقویم
• هشدارها و اطلاع رسانی
• کاربران و سطوح دسترسی
• گزارشات اتوماسیون اداری 
• پرونده ها و پروژه ها

اطلاعات پایه اتوماسیون اداری قلم

1. امکان تعریف موضوعات نامه های اداری و کلید واژگان به صورت ساختار درختی
2. امکان تعریف انواع طبقه بندی امنیتی نامه اداری (عادی و محرمانه و ...)
3. امکان تعریف انواع ارجحیت نامه اداری (عادی، فوری، آنی و ..)
4. امکان تعریف روش ارسال نامه اداری (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و ...)
5. امکان تعریف انواع روابط بین نامه های اداری  (مانند عطف، پیرو، جوابیه و...)
6. امکان تعریف  دلائل ارجاع، شرحها و پارافهای پرتکرار در اتوماسیون اداری 
7. امکان تعریف پست های اداری سازمانی داخل سازمان و خارج سازمان به صورت درختی

1. امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبات اداری (شامل نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص، آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس،  Emailو سایر جزئیات).
2. امکان تعیین پست سازمانی هر شخص در اتوماسیون اداری قلم
3. تعریف گروههای مکاتباتی اداری داخلی و خارجی، شخصی و عمومی.
4. امکان تعریف انواع مدارک پیوست نامه اداری (از قبیل کتاب، مجله ، سی دی و ...)
5. امکان تعریف کلاسه های بایگانی نامه های اداری (محل های بایگانی نامه های اداری) به صورت ساختار درختی برای تعیین محل فیزیکی بایگانی نامه
6. امکان تعریف انواع الگو برای تایپ و چاپ نامه اداری

تعریف و تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم

1. امکان تعریف چندین دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم به طور مجزا برای ثبت نامه های اداری 
2. امکان مشخص کردن فرمت شماره نامه اداری برای هر دبیرخانه بر اساس سال و ماه و کد دبیرخانه و حروف ثابت و اندیکاتور
3. امکان تعیین شماره اولین نامه اداری وارده / صادره ثبتی در تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم
4. امکان تعیین مستقل یا وابسته بودن شماره اندیکاتور نامه های اداری وارده و صادره به هم
5. امکان تعیین فرستنده و گیرنده پیش فرض برای نامه های اداری صادره و وارده

عملیات ثبت نامه ها در اتوماسیون اداری قلم

1. امکان ثبت نامه وارده اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

1. امکان تعیین محرمانگی (عادی، محرمانه و ...)  برای نامه اداری وارده
2. امکان تعیین اولویت (عادی، فوری و ...) برای نامه اداری وارده
3. امکان تعیین موضوع نامه به صورت ساختار درختی برای نامه اداری وارده
4. امکان تایپ چکیده نامه اداری وارده
5. امکان تعیین محل بایگانی نامه اداری وارده
6. امکان ثبت اطلاعات مربوط به نامه های اداری عطف و پیرو و مرتبط ، برای نامه اداری وارده 
7. امکان تعیین مدارک پیوست و تایپ شرح آنها (مانند کتاب و سی دی و ...) برای نامه اداری وارده
8. امکان اسکن نمودن تصویر نامه اداری وارده در اتوماسیون اداری 
9. امکان الصاق نمودن کلیه فایلهای الکترونیکی از قبیل فایلهای Word و Excel و تصویری و صوتی و انواع فقشه ها و مدارک دیگر به نامه اداری وارده  و گردش آنها همراه نامه اداری وارده

نرم افزار اتوماسیون اداری داده پردازان ارگس نرم افزاری است که تمام امکانات مربوط به اتوماسیون اداری که در بازار می باشد را دارا می باشد. این  اتوماسیون اداری شامل دو زیر سیستم اساسی است.

نرم افزار حسابداری-نرم افزار حسابداری مالی-نرم افزار حسابداری یکپارچه-نرم افزار اتوماسیون اداری-لیست نرم افزارهای حسابداری-بهترین نرم افزار حسابداری

1- زیر سیستم دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم 

در دبیرخانه بخش اطلاعات پایه و قسمت ثبت نامه وجود دارد که در آن نامه های وارده  صادره را ثبت و نگهداری می کنند.

2- زیر سیستم کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

در قسمت کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم گردش نامه ها وجود دارد. در این قسمت هر شخصی یک کارتابل دارد که تمام نامه هایی که دراتوماسیون اداری قلم به وی ارجاع می شود را در کارتابل مخصوص خود می بیند.

نرم افزار اتوماسیون اداری قلم دارای امکانات زیادی می باشد برخی از امکانات این نرم افزار در زیر آمده است.

• اطلاعات پایه در اتوماسیون اداری 
• تعریف و تنظیمات دبیرخانه
• عملیات ثبت نامه های اداری در اتوماسیون اداری
• عملیات کارتابل و ارجاعات 
• عملیات پیامها و کارتابل پیامها
• تعریف جانشین و تفویض کارها
• سیستم فرمساز
• مدیریت جلسات و قرارها و تقویم
• هشدارها و اطلاع رسانی
• کاربران و سطوح دسترسی
• گزارشات اتوماسیون اداری 
• پرونده ها و پروژه ها

اطلاعات پایه اتوماسیون اداری قلم

1. امکان تعریف موضوعات نامه های اداری و کلید واژگان به صورت ساختار درختی
2. امکان تعریف انواع طبقه بندی امنیتی نامه اداری (عادی و محرمانه و ...)
3. امکان تعریف انواع ارجحیت نامه اداری (عادی، فوری، آنی و ..)
4. امکان تعریف روش ارسال نامه اداری (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و ...)
5. امکان تعریف انواع روابط بین نامه های اداری  (مانند عطف، پیرو، جوابیه و...)
6. امکان تعریف  دلائل ارجاع، شرحها و پارافهای پرتکرار در اتوماسیون اداری 
7. امکان تعریف پست های اداری سازمانی داخل سازمان و خارج سازمان به صورت درختی

1. امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبات اداری (شامل نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص، آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس،  Emailو سایر جزئیات).
2. امکان تعیین پست سازمانی هر شخص در اتوماسیون اداری قلم
3. تعریف گروههای مکاتباتی اداری داخلی و خارجی، شخصی و عمومی.
4. امکان تعریف انواع مدارک پیوست نامه اداری (از قبیل کتاب، مجله ، سی دی و ...)
5. امکان تعریف کلاسه های بایگانی نامه های اداری (محل های بایگانی نامه های اداری) به صورت ساختار درختی برای تعیین محل فیزیکی بایگانی نامه
6. امکان تعریف انواع الگو برای تایپ و چاپ نامه اداری

تعریف و تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم

1. امکان تعریف چندین دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم به طور مجزا برای ثبت نامه های اداری 
2. امکان مشخص کردن فرمت شماره نامه اداری برای هر دبیرخانه بر اساس سال و ماه و کد دبیرخانه و حروف ثابت و اندیکاتور
3. امکان تعیین شماره اولین نامه اداری وارده / صادره ثبتی در تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم
4. امکان تعیین مستقل یا وابسته بودن شماره اندیکاتور نامه های اداری وارده و صادره به هم
5. امکان تعیین فرستنده و گیرنده پیش فرض برای نامه های اداری صادره و وارده

عملیات ثبت نامه ها در اتوماسیون اداری قلم

1. امکان ثبت نامه وارده اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

1. امکان تعیین محرمانگی (عادی، محرمانه و ...)  برای نامه اداری وارده
2. امکان تعیین اولویت (عادی، فوری و ...) برای نامه اداری وارده
3. امکان تعیین موضوع نامه به صورت ساختار درختی برای نامه اداری وارده
4. امکان تایپ چکیده نامه اداری وارده
5. امکان تعیین محل بایگانی نامه اداری وارده
6. امکان ثبت اطلاعات مربوط به نامه های اداری عطف و پیرو و مرتبط ، برای نامه اداری وارده 
7. امکان تعیین مدارک پیوست و تایپ شرح آنها (مانند کتاب و سی دی و ...) برای نامه اداری وارده
8. امکان اسکن نمودن تصویر نامه اداری وارده در اتوماسیون اداری 
9. امکان الصاق نمودن کلیه فایلهای الکترونیکی از قبیل فایلهای Word و Excel و تصویری و صوتی و انواع فقشه ها و مدارک دیگر به نامه اداری وارده  و گردش آنها همراه نامه اداری وارده

۴ مورد از مزایای نرم افزار حسابداری و مالی

زمانی که کسب و کارتان را شروع می‌کنید، فهرست کارهایی که باید انجام دهید ، به نظرتان بی پایان می رسد. شما باید یک تیم کاری قوی گردآوری کنید و یک محل مناسب برای کار پیدا کنید و تازه شروع به تولید محصول خود نمایید. بعد از آن وارد مرحله بازاریابی و فروش می شود و سپس .... .

بعد از انجام همه این کارها تازه پی می برید که کارهای حسابداری و مالی زمین مانده و باید پاسخگوی بیمه و مالیات باشید. علاوه بر آن به صورت دوره ای باید به مشتریان خود صورتحساب داده و با آنها تسویه حساب نمایید. انجام همه این کارها به صورت تنهایی و بدون داشتن ابزارهای مناسب کاری غیر ممکن به نظر می رسد.

بسیاری از کارآفرینان تازمانی که بعنوان یک حسابدار کسب تجربه نکرده اند کسب و کار خود را شروع نمی‌کنند. باید بدانید، مدیریت پول برای بقای کسب و کارتان بسیار مهم است.

اگر سیستم حسابداری فعلی شما صرفا شامل جعبه‌ای پر از رسید و فاکتور باشد، حرکت به سمت یک ابزار حسابداری مبتنی بر نرم افزار به کسب و کارتان به اشکال ضروری بسیاری کمک خواهد کرد.

مزایای نرم افزارهای حسابداری و مالی

۱. بدانید از لحاظ مالی کجا ایستاده‌اید

جریان نقدینگی مثل شریانهای اصلی بدن هستند. در صورتی که در جریان نقدی یک کسب و کار مشکلی پیش بیاید مرگ آن کسب و کار حتمی است. مدیریت ضعیف جریان نقدینگی می‌تواند یک کسب و کار را نابود کند و وقتی کسب و کارتان رشد می‌کند نمی‌توانید صرفابه مغزتان برای پیگیری امور مالی تان و داشتن تصویری دقیق از سلامت کسب و کارتان تکیه کنید.
بیشتر گزینه‌های نرم‌افزار حسابداری به راحتی می‌توانند این تصویر را بر اساس داده‌هایی که وارد می‌کنید به شما بدهند، تا بتوانید درک بهتری از پول ورودی در مقابل پولی که بیرون می رود داشته باشید و مهمتر از آن بدانید با چه سرعتی این پول در گردش است.

۲. بحران‌های زمانی کمتر

به عنوان مالک یک کسب و کار نقش‌های بسیاری به خود می‌گیرید و وقت تان با ارزش است.
نرم افزار حسابداری، به ویژه هنگامی که تحت وب اجرا ‌شود و‌ بتوان بر روی هر دستگاه متصل به اینترنتی به آن دسترسی داشت، به ساده‌سازی وظایف مالی و خودکار کردن فرآیندهای بسیاری کمک می‌کند.
برای مثال، هنگامی که می‌توانید صورت حساب ها را بطور خودکار تولید و ارسال کنید و لازم نیست برای ایجاد هر فاکتور برای مشتری وقت هدر بدهید، می‌توانید به جای آن وقت تان را به کارهای سازنده‌تر و رشد‌گرا مانند بازاریابی یا حفظ کارمند اختصاص بدهید.

۳. دیگر حدس و گمان در بین نیست

لازم نیست یک حسابدار (یا حتی یک کارمند تمام وقت) داشته باشید تا از بسیاری از وظایف اساسی حسابداری در کسب و کارتان مراقبت کنید. با ابزارهای مناسب، مدیریت دفاتر و پر کردن فرم های مالیاتی تان می تواند بسیار ساده‌تر شود.
بسیاری از امکانات موجود در نرم افزار حسابداری در واقع صاحبان کسب و کار را قدم به قدم در این وظایف همراهی می‌کند تا به ساده شدن آنها کمک کند، که می‌تواند به ویژه زمانی که فصل مالیات در پیش است بسیار مفید باشد.

۴. حجم کار به اشتراک گذاشته شده

هنگامی که یک سیستم حسابداری رسمی در محل کار ندارید، محول کردن وظایف مربوط به حسابداری به تیم‌تان می‌تواند بسیار چالش برانگیز شود.
بسته‌های نرم افزار حسابداری اغلب امکان چند کاربری دارند، بنابراین می‌توانید اجازه دهید اعضای دیگر تیم‌ وارد سیستم شده و وظایف حسابداری روزانه را انجام دهند و در نتیجه وقت تان را به جای کار بر روی آن به توسعه کسب و کارتان اختصاص بدهید.

برخورد کردن با کسب و کارتان مثل یک کسب و کار باشد

در حالی که مدیریت کسب و کار روش‌های حسابداری خود را دارد که ممکن است در روز‌های اول کسب و کار‌تان جواب بدهد، در نهایت اگر می‌خواهید کسب و کارتان رشد کند، به استفاده کردن از یک سیستم حسابداری رسمی تر نیاز پیدا می‌کنید.
همین که نیازهای تان را تحلیل کردید و تصمیم گرفتید یک نرم افزار حسابداری به مدیریت کردن امور مالی کسب و کارتان کمک کند، احتمالا تعجب خواهید کرد چطور بدون آن کارها را مدیریت می‌کردید!

فیلم های آموزشی نرم افزار حسابداری باتیز به شما کمک می کند تا بتوانید راحتتر در مورد تهیه و خرید نرم افزار حسابداری  تصمیم گیری کنید.

صورتهای مالی مهم در حسابداری و نرم افزار حسابداری

یکی از روش هایی که سرمایه گذاران از آن برای سرمایه گذاری در بازار سرمایه استفاده می کنند تحلیل بنیادی است زیرا استفاده از این روش باعث می شود تا سرمایه گذار در طول بلند مدت سود مناسبی را دریافت کند. در این میان یکی از گام های اصلی در تحلیل بنیادی بررسی مواردی است که جزء اصول فاندامنتال است که در ذیل آنها را معرفی می کنیم.

• بررسی وضعیت مالی شرکت ها (استفاده از صورت های مالی)
• سودآوری شرکت ها
• تصمیم گیری برای انتخاب سهام شرکت ها

برای ارزیابی وضعیت مالی شرکت ها و سوددهی شرکت ها باید به سراغ اولین و اساسی ترین معیارهای سنجش وضعیت مالی یعنی استفاده و بررسی صورت های مالی برویم زیرا صورت های مالی هستند که به صورت شفاف اطلاعات مالی، دارایی ها و شرایط آنها و بدهی هایی که شرکت دارد را به ما نشان می دهند.

بنابراین برای ارزیابی وضعیت مالی شرکت ها و بنگاه های اقتصادی باید بتوانیم عناصر و اجزای تشکیل دهنده این صورت های مالی را به صورت دقیق مورد بررسی قرار دهیم زیرا این امر بسیار ضروری است.

هدف از ایجاد یک واحد اقتصادی چیست؟

هدف اصلی موسسین و سهامداران از ایجاد یک واحد تجاری کسب سود و منفعت است در واقع کسب سود از موارد مورد انتظار تامین کنندگان اصلی یک واحد تجاری به شمار می رود از طرفی عملکردها و فعالیت هایی که در یک واحد تجاری نمود مالی دارند را می توان در صورت های مالی مشاهده کرد.

صورت های مالی

گزارش هایی که از طریق صورت های مالی فراهم می شوند حاوی موارد مهم و اطلاعات پرکاربردی هستند که از آنها برای سرمایه گذاری و افزایش اعتبار از آنها استفاده می کنند.

گزارش ها حاوی اطلاعات مهم مالی هستند که بر مبنای موارد زیر تهیه می شوند.

• حاصل فعالیت بنگاه اقتصادی در یک دوره مالی
• تنظیم بر اساس استانداردهای حسابداری
• استفاده برای بررسی وضعیت مالی و مقایسه شرکت ها با هم

اهداف تدوین صورت های مالی چیست؟

در تدوین و تنظیم صورت های مالی ، هدف ارائه اطلاعاتی از وضعیت مالی، عملکرد مالی و منعطف بودن واحد تجاری به صورتی خلاصه و طبقه بندی شده است (یکی از اصول مهم حسابداری طبقه بندی اطلاعات مالی است)

صورتهای مالی باید به گونه ای تهیه شود که برای استفاده کنندگان نهایی این اطلاعات (که بیشتر استفاده کنندگان خارجی هستند) سودمند باشد تا بتوانند تصمیمات مرتبط را به درستی بگیرند.

صورت های مالی اساسی کدامند؟

صورت های مالی اساسی و مهم به چهار دسته تقسیم می شوند که عبارت است از: ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت گردش وجوه نقد و صورت سود و زیان جامع؛ یادداشت های همراه صورت های مالی اساسی نیز جزء لاینفک صورتهای مالی تلقی می شوند و از اهمیت بالایی برخوردار هستند.

در تهیه و تدوین صورت های مالی مفروضاتی نیز در نظر گرفته می شوند که در ذیل به معرفی آنها می پردازیم.

• صورت‌های مالی با استفاده از سیستم حسابداری تعهدی و اصل تطابق تهیه می‌شوند.
• صورت‌های مالی با فرض تداوم فعالیت شرکت تهیه می‌شوند.
• صورت‌های مالی با فرض محافظه‌کاری تهیه می‌شوند.
• الزام به افشای کامل هر گونه ارقام یا اعداد اضافی در یادداشت‌های ضمیمه وجود دارد.

ترازنامه

یکی از صورت های مالی اساسی ترازنامه است که اقلام دائمی واحد تجاری در پایان یک دوره زمانی را به ما نشان می دهد بنابراین در این گزارش موارد زیر باید گزارش شود:

دارایی ها
بدهی ها
سرمایه و حقوق صاحبان سرمایه

ترازنامه در انتهای سال در شرکت ها ارائه می شود، ترازنامه گزارشی است که هدف اصلی از ارائه آن مشخص کردن میزان دارایی ها و میزان بدهی ها و حقوق صاحبان سهام شرکت ها است.

ترازنامه نشان دهنده وضعیت مالی شخصیت حقوقی یک شرکت در زمانی مشخص است بنابراین در مواردی از آن به عنوان صورت شرایط مالی و یا صورت وضعیت مالی نیز یاد می کنند. صورت مالی ترازنامه اطلاعات مهمی درباره وضعیت مالی شرکت ارائه می دهد که حاوی ساختار مالی، میزان نقدینگی و انعطاف پذیری شرکت است.

نکته: در حقیقت ترازنامه منعکس کننده بهای تمام شده تاریخی است اما در مواردی به اشتباه ترازنامه را منعکس کننده ارزش های جاری حساب های مختلف تلقی می کنند.

امروزه ترازنامه در نرم افزار حسابداری وجود دارد. البته در نرم افزارهای حسابداری گزارشی تحت عنوان تراز آزمایشی هم وجود دارد که تفاوت آن با ترازنامه در نمایش یا عدم نمایش حسابهای سود و زیانی و یا حسابهای موقت است.

دفاتر حسابداری در نرم افزار حسابداری

تحریر دفاتر قانونی یکی از مهمترین وظایفی است که باید شرکت ها انجام دهند و این کار مهم را معمولا حسابداران انجام می دهند. یکی از کارهای مستمر و البته مهم هر حسابدار ثبت اطلاعات اسناد حسابداری در دفاتر قانونی است. طبق قانون تجارت، شرکت ها باید کلیه رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مقام مسئول، به دفاتر حسابداری منتقل کنند.

دفاتر حسابداری دو دسته هستند:

۱- دفاتر رسمی و قانونی که شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است.
۲- دفاتر غیررسمی یا کمکی که مهمترین آنها دفتر معین است.

درادامه، ویژگی های هر یک از دفاتر رسمی حسابداری را بررسی میکنیم.

دفتر روزنامه چیست

دفتر روزنامه ، دفتری است که کلیه عملیات و معاملات مالی موسسه به ترتیب تاریخ وقوع باید در آن ثبت شود.
دفتر روزنامه دارای ستون هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی است.در ستون شرح، نام حسابی که بدهکار یا بستانکار شده به همراه شرح مختصری از رویداد مالی درج می شود.کلیه اسناد حسابداری، به ترتیت تاریخ در دفتر روزنامه وارد می شوند.

دفتر روزنامه خود بر دو نوع است:

دفتر روزنامه عمومی که کلیه معاملات و رویدادهای مالی در آن ثبت میشود.
دفتر روزنامه اختصاصی که فقط یک نوع خاص از معاملات در آن ثبت میشود. مثل دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه فروش، دفتر روزنامه پرداخت های نقدی و دفتر روزنامه دریافت های نقدی.
دفتر کل چیست ؟

دفتر روزنامه با توجه به ماهیتش و شکل ثبت اطلاعات درآن، امکان تهیه صورت های مالی را فراهم نمی کند. مثلا نمی توان از روی آن، مانده یک حساب را در یک مقطع بدست آورد. به همین دلیل در حسابداری، دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود.

تمامی اطلاعات دفتر روزنامه، باید در دفتر کل ثبت شود. در دفتر کل، برای هر حساب، یک صفحه جداگانه در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحه مربوط به خودش نوشته می شود. بنابراین دفتر کل، دفتری است که حساب های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود.
کلیه معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه باید در هرماه و یا نهایتا تا پانزدهم ماه بعدی به دفتر کل منتقل شود.
دفتر کل شامل ستون های شماره سند، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار و مانده است.

مانده گیری در دفتر کل

برای مانده گیری هر حساب کافی است که جمع اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب را از یکدیگر کسر نمایید. به عبارت دیگر مانده حساب در دفتر کل در هر زمان عبارت است از مابه التفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شده در آن حساب تا آن مقطع.
اگر مانده بدهکار بیشتر باشد، ماهیت مانده بدهکار و در غیر اینصورت مانده بستانکار خواهد بود. معمولا در دفتر کل ستونی به نام تشخیص هم وجود دارد که ماهیت مانده حساب به صورت بد (بدهکار ) یا بس (بستانکار) در آن ثبت میشود.

تهیه دفاتر قانونی توسط نرم افزار حسابداری

امروز, اکثر شرکت ها و موسسات، ثبت اطلاعات و رویدادهای مالی خود را به صورت کامپیوتری و در نرم افزار حسابداری انجام میدهند. در این روش، روزانه هر اتفاق مالی، در نرم افزار به عنوان یک سند حسابداری ثبت می شود.
همه نرم افزارهای حسابداری، دارای بخش گزارش گیری هستند. در این بخش، بر اساس اطلاعات وارده که همان اسناد حسابداری هستند، انواع مختلفی از گزارش های خروجی تولید میشود. طبیعی است که بخش مهمی از این گزارش ها، گزارش های استاندارد حسابداری و مورد نیاز سازمان هایی مثل داراییاست. دفاتر روزنامه و کل که دفاتر رسمی و قانونی محسوب میشوند، به همان شکل که در اصول حسابداری آمده است و با ستون هایی که در بالا گفته شد، در این نرم افزارها طراحی شده است.

کاربر در هرزمان که لازم باشد، میتواند به راحتی و با زدن یک کلید، دفتر روزنامه یا دفتر کل را تهیه کند و بر اساس آن اطلاعات را در دفاتر قانونی خود ثبت نماید.
علاوه بر آن، نرم افزارهای مورد تایید دارایی، گزارشی به نام سند خلاصه تولید میکنند که در آن خلاصه اسناد یک ماه ارائه می شود. حسابدار میتواند به جای نوشتن روزانه اسناد در دفتر روزنامه از این گزارش استفاده کند و خلاصه اسناد را در دفتر وارد نماید.

می توان نتیجه گرفت، که برای افزایش سرعت و دقت در تهیه دفاتر قانونی حسابداری و سایر گزارش های مورد نیاز برای دارایی و سایر سازمان های مسئول، استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب ، کارآمد و منطبق با قوانین و مقررات حسابداری و مالیاتی بسیار ضروری و مفید خواهد بود.

اصول مهم دفتر نویسی

نکات مهم در نحوه ثبت دفتر روزنامه

هنگام ثبت آرتیکل، ابتدا حساب یا حسابهای بدهکار و سپس حساب یا حسابهای بستانکار و هر حساب در یک سطر دفتر روزنامه ثبت می شود. مبالغ مربوط به حسابهای بدهکار و مقابل نام حساب و مبالغ مربوط به حسابهای بستانکار در ستون بستانکار و مقابل نام حساب ثبت خواهد شد.
سفید گذاشتن سطری از سطرهای دفتر روزنامه ، درج نام حسابها بین سطور، کشیدن خط تفکیک کننده آرتیکلها بین خطوط جایز نیست.
تراشیدن، لاک گرفتن و هرگونه مخدوش کردن عنوان حساب یا اقلام ثبت شده به منظور انجام اصلاحات یا هر اقدام دیگر ممنوع است. در صورت بروز اشتباه در ثبت، خط روشن و باریکی ترجیحا به رنگ قرمز روی ثبت اشتباه کشیده شده و رقم درست بالای آن درج می شود.
جمع پایان هر صفحه باید به ابتدای صفحه بعد انتقال داده شود. بنابراین در انتهای صفحات جمع ستونهای بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد.
شماره سریال اسناد حسابداری در هر سال از شماره یک شروع و به طور مسلسل تا پایان سال ادامه خواهد یافت.
نکات مهم در نحوه ثبت دفتر کل

در ابتدای سال تعداد صفحات مورد نیاز برای هر حساب با توجه به پیش بینی گردش و حجم آن مشخص و به حساب موردنظر اختصاص می یابد.
اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه به ترتیب از سند شماره یک به بعد به دفتر کل منتقل می شوند تا از جا افتادن اقلامی که موجب ثبت آن در اقلام و تاریخ واقعی خود می شودجلوگیری به عمل آید.
برای محاسبه مانده هر حساب از دو روش توامان استفاده می شود:
اول: محاسبه جمع اقلام ثبت شده در ستون بدهکار و محاسبه جمع اقلام ثبت شده در ستون بستانکار و محاسبه تفاوت این دو جمع.

دوم: بعد از ثبت اولین رقم، حساب دارای مانده ای می شود، اگر این مانده بدهکار باشد اقلام ثبت شده بعدی برحسب این که اقلام بدهکار یا بستانکار باشند به آن اضافه یا کسر می شوند. حاصل این افزایش و کاهش اگر مثبت باشد حساب دارای مانده بدهکار و اگر منفی باشد حساب دارای مانده بستانکار خواهد بود. هم چنین بعد از ثبت اولین رقم حساب، اگر حساب دارای مانده بستانکار شود اقلام ثبت شده بعدی برحسب این که اقلام بستانکار یا بدهکار باشند به آن اضافه یا کسر می شوند. حاصل این افزایش و کاهش اگر مثبت باشد حساب دارای مانده بستانکار و اگر منفی باشد حساب دارای مانده بدهکار خواهد بود.

نتیجه کار از هر دو روش باید یکسان باشد تا به این ترتیب از صحت عملیات مانده گیری اطمینان حاصل شود.

دفتر کل نیز مانند دفتر روزنامه از زمره دفاتر قانونی است که امکان تغییر و تکرار و تعویض در آن وجود ندارد و بنابراین باید نهایت دقت را در نوشتن آن به کار برد.
اگر در ثبت دفتر کل اشتباهی رخ داد باید روی مطلب خط نازکی کشیده و رقم درست را بالای آن وارد کرد و از مخدوش کردن، پاره کردن صفحات، لاک گرفتن، تراشیدن و هر کاری که مطلب را ناخوانا کند جدا خودداری شود.