نرم افزار اتوماسیون اداری داده پردازان ارگس نرم افزاری است که تمام امکانات مربوط به اتوماسیون اداری که در بازار می باشد را دارا می باشد. این اتوماسیون اداری شامل دو زیر سیستم اساسی است.
نرم افزار حسابداری-نرم افزار حسابداری مالی-نرم افزار حسابداری یکپارچه-نرم افزار اتوماسیون اداری-لیست نرم افزارهای حسابداری-بهترین نرم افزار حسابداری
1- زیر سیستم دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم
در دبیرخانه بخش اطلاعات پایه و قسمت ثبت نامه وجود دارد که در آن نامه های وارده صادره را ثبت و نگهداری می کنند.
2- زیر سیستم کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم
در قسمت کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم گردش نامه ها وجود دارد. در این قسمت هر شخصی یک کارتابل دارد که تمام نامه هایی که دراتوماسیون اداری قلم به وی ارجاع می شود را در کارتابل مخصوص خود می بیند.
نرم افزار اتوماسیون اداری قلم دارای امکانات زیادی می باشد برخی از امکانات این نرم افزار در زیر آمده است.
- اطلاعات پایه در اتوماسیون اداری
- تعریف و تنظیمات دبیرخانه
- عملیات ثبت نامه های اداری در اتوماسیون اداری
- عملیات کارتابل و ارجاعات
- عملیات پیامها و کارتابل پیامها
- تعریف جانشین و تفویض کارها
- سیستم فرمساز
- مدیریت جلسات و قرارها و تقویم
- هشدارها و اطلاع رسانی
- کاربران و سطوح دسترسی
- گزارشات اتوماسیون اداری
- پرونده ها و پروژه ها
اطلاعات پایه اتوماسیون اداری قلم
- امکان تعریف موضوعات نامه های اداری و کلید واژگان به صورت ساختار درختی
- امکان تعریف انواع طبقه بندی امنیتی نامه اداری (عادی و محرمانه و ...)
- امکان تعریف انواع ارجحیت نامه اداری (عادی، فوری، آنی و ..)
- امکان تعریف روش ارسال نامه اداری (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و ...)
- امکان تعریف انواع روابط بین نامه های اداری (مانند عطف، پیرو، جوابیه و...)
- امکان تعریف دلائل ارجاع، شرحها و پارافهای پرتکرار در اتوماسیون اداری
- امکان تعریف پست های اداری سازمانی داخل سازمان و خارج سازمان به صورت درختی
- امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبات اداری (شامل
نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص، آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس، Emailو سایر جزئیات).
- امکان تعیین پست سازمانی هر شخص در اتوماسیون اداری قلم
- تعریف گروههای مکاتباتی اداری داخلی و خارجی، شخصی و عمومی.
- امکان تعریف انواع مدارک پیوست نامه اداری (از قبیل کتاب، مجله ، سی دی و ...)
- امکان تعریف کلاسه های بایگانی نامه های اداری (محل های
بایگانی نامه های اداری) به صورت ساختار درختی برای تعیین محل فیزیکی
بایگانی نامه
- امکان تعریف انواع الگو برای تایپ و چاپ نامه اداری
تعریف و تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم
- امکان تعریف چندین دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم به طور مجزا برای ثبت نامه های اداری
- امکان مشخص کردن فرمت شماره نامه اداری برای هر دبیرخانه بر اساس سال و ماه و کد دبیرخانه و حروف ثابت و اندیکاتور
- امکان تعیین شماره اولین نامه اداری وارده / صادره ثبتی در تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم
- امکان تعیین مستقل یا وابسته بودن شماره اندیکاتور نامه های اداری وارده و صادره به هم
- امکان تعیین فرستنده و گیرنده پیش فرض برای نامه های اداری صادره و وارده
- امکان ثبت نامه وارده اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم
- امکان تعیین محرمانگی (عادی، محرمانه و ...) برای نامه اداری وارده
- امکان تعیین اولویت (عادی، فوری و ...) برای نامه اداری وارده
- امکان تعیین موضوع نامه به صورت ساختار درختی برای نامه اداری وارده
- امکان تایپ چکیده نامه اداری وارده
- امکان تعیین محل بایگانی نامه اداری وارده
- امکان ثبت اطلاعات مربوط به نامه های اداری عطف و پیرو و مرتبط ، برای نامه اداری وارده
- امکان تعیین مدارک پیوست و تایپ شرح آنها (مانند کتاب و سی دی و ...) برای نامه اداری وارده
- امکان اسکن نمودن تصویر نامه اداری وارده در اتوماسیون اداری
- امکان الصاق نمودن کلیه فایلهای الکترونیکی از قبیل فایلهای Word و Excel و تصویری و صوتی و انواع فقشه ها و مدارک دیگر به نامه اداری وارده و گردش آنها همراه نامه اداری وارده