انتخاب یک روش خوب برای تولید نرم‌افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری به مواردی مانند نوع، حجم و پیچیدگی آن بستگی دارد. برخی از نرم افزارهای حسابداری دارای پیچیدگی های خاصی هستند که تولید آنها را با دشواری روبرو می کند. ساختن یک نرم‌افزار حسابداری مانند ساختن یک خانه به نقشه نیاز دارد و باید از قبل همه چیز را پیش‌بینی کرد.
در نرم‌افزار‌های کوچک نیز همین طور است؛ مثلا برای ساختن یک نرم‌افزار ماشین حساب (که معادل یک نرم افزار حسابداری بسیار ساده می توان آنرا منظور کرد) فقط لازم است عملیاتی را که می‌خواهیم ماشین حساب انجام دهد، در ذهن داشته باشیم و با یکی از زبان‌های برنامه‌نویسی مثلا با زبان برنامه نویسی سی شارپ آشنا باشیم تا بتوانیم یک نرم‌افزار ساده بسازیم.
طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزار‌های حسابداری متوسط و بزرگ و یا نرم افزار اتوماسیون اداری مانند ساختن مجتمع مسکونی و برج است. برای ساختن آنها محاسبات و پیش‌بینی‌های بیشتری نیاز است؛ مثلا برای تولید یک نرم افزار حسابداری یکپارچه مدیریتی مانند نرم افزار حسابداری باتیز لازم است همه چیز دقیق محاسبه و اهداف نرم‌افزار تعیین شود.
در اینجا تولید نرم‌افزار را با
ساختن ساختمان مقایسه کردیم، ولی یک فرق اساسی بین این دو وجود دارد و آن،
اینکه در تولید نرم‌افزار به دلیل قابل مشاهده‌نبودن روند رشد پروژه به
صورت فیزیکی به ابزارهای خاصی برای اندازه‌گیری روند پیشرفت پروژه نیاز
داریم. در ادامه به معرفی چند روش تولید نرم‌افزار می‌پردازیم. کلا در برخی
از موارد ممکن است که تا 90 درصد کار انجام شده باشد ولی هیچگونه خروجی
ملموسی برای ارائه وجود نداشته باشد. مثلا اگر شما کل نرم افزار حسابداری
را نوشته باشید ولی قسمت تعریف کد حساب را آماده نکرده باشید آنگاه فرم سند
حسابداری و گزارشات مربوط به ترازها و دفاتر که خروجی کار هستند کار
نخواهند کرد و عملا شما چیزی برای ارائه به کاربر نخواهید داشت.
روش آبشاری
روش آبشاری که در قدیم در دانشگاهها تدریس می شد ، روشی سنتی و قدیمی است. در این روش مراحل به صورت ترتیبی انجام می‌شود،
ابتدا نیازهای نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری برآورد می شود.
سپس تحلیل و طراحی نرم‌افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری انجام می‌شود.
بعد از آن به مرحله پیاده‌سازی و کد نویسی نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم. این کد نویسی به وسیله یکی از زبان‌های برنامه‌سازی صورت می‌گیرد.
در نهایت نرم‌افزار حسابداری تولید شده تست می‌شود و پس از پشت سر گذاشتن مراحل کنترل کیفی برای مشتری نصب و راه اندازی می شود.
تجربه ثابت کرده است که این روش می‌تواند برای نرم‌افزار‌های حسابداری کوچک جوابگو باشد. ولی اگر فاصله بین نیاز سنجی تا نصب و راه اندازی زیاد شود آنگاه نرم افزار حسابداری تولید شده ممکن است مطابق با نیازهای جدید کاربر نباشد و بلا استفاده خواهد بود.
متدولوژی های جدیدتر
در روشهای جدیدتر ایتدا سعی می‌شود یک نسخه به صورت ماکت از نرم‌افزار حسابداری تهیه شود و به کاربر نمایش داده شود و سپس اگر مورد تایید کاربر بود آن نسخه کوچک تولید شود و سپس با توجه به نیازمندی‌های کاربر و به مرور زمان، نسخه اولیه اصلاح شود و نسخه‌های کامل‌تر تهیه شود.
این روش به تنهایی قابل استفاده نیست؛ ابتدا باید کار را با یکی از روشهای دیگر شروع کرد سپس وارد روش نمونه‌ای شد. از ویژگی‌های روش نمونه‌ای علاوه بر اینکه از نظرات کاربر استفاده می‌کند، این است که سعی دارد با تقسیم پروژه به قسمت‌های کوچک‌تر ـ که راحت تر قابل تغییر است ـ ریسک پروژه را کمتر کند.
در اکثر نرم افزار های حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری باتیز ، اسناد حسابداری دارای وضعیت های مختلف هستند. این وضعیت ها عبارتند از : وضعیت یادداشت ، وضعیت موقت ، وضعیت دائم و وضعیت تصویب شده.
وضعیت یادداشت :
در این حالت سند به صورت یادداشت ثبت شده و در گزارشات ظاهر نمی شود و فقط جنبه یک پیش نویس سند حسابداری را دارد. در این وضعیت سند می تواند به صورت غیر تراز هم ثبت شود.
وضعیت موقت :
معمولا اکثر اسناد حسابداری در این وضعیت ثبت می شوند. این وضعیت به نوعی وضعیت معمولی برای اسناد حسابداری است. اسناد حسابداری در این وضعیت در گزارشات حسابداری مانند ترازها و دفاتر حسابداری و گزارش مرور حسابها ظاهر می شوند. البته این را هم باید ذکر کرد که برخی نرم افزار های حسابداری در گزارشات امکانی را برای کاربر فراهم می کنند که کاربر بتواند خودش انتخاب نماید که این اسناد موقت در گزارش بیایند یا نیایند.
اسناد حسابداری در وضعیت موقت هم می توانند به صورت غیر تراز ثبت شوند. البته این به سلیقه کاربر وابسته است و کاربر می تواند اسناد حسابداری غیر تراز را در وضعیت یادداشت نگه دارد و آنها را به حالت موقت تبدیل نکند تا وضعیت غیر تراز بودن آنها مشخص شود.
وضعیت دائم :
این وضعیت معمولا زمانی برای اسناد حسابداری رخ می دهد که مدیر مالی شرکت یا موسسه یا بنگاه اقتصادی ، اسناد حسابداری موقت را بررسی و آنها را تایید می کند. در این حالت اسناد حسابداری از وضعیت موقت به وضعیت تایید شده در می آیند. لازم به ذکر است که اسناد حسابداری در حالت دائم ، غیر قابل اصلاح و حذف هستند. یعنی سند حسابداری که توسط مدیر مالی شرکت به حالت تایید شده در آمد دیگر قابلیت اصلاح و حذف توسط کاربران را ندارد.
در نرم افزار های حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری باتیز ، قبل از اینکه بتوان حسابهای موقت و دائم را بست و سند سود و زیان و سند اختتامیه را ثبت نمود، باید تمامی اسناد تایید شده و به حالت دائم درآیند.
نرم افزار حسابداری باتیز ، نرم افزار حسابداری بیت ، نرم افزار حسابداری ، اتوماسیون اداری قلم ، اتوماسیون اداری
وضعیت تصویب شده:
اسناد تایید شده بعد از بررسی توسط حسابرس تصویب می شوند و این وضعیت یک وضعیت عمومی نیست. خیلی از شرکت ها اسناد حسابداری را تصویب نمی کنند و در حالت تایید شده نگهداری می کنند. این وضعیت برای اسناد حسابداری اجباری نیست.
به هر حال سند حسابداری باید به صورت تراز ثبت شود و اسناد حسابداری غیر تراز در حسابداری جایی ندارند. فقط می توان به صورت یادداشت جایی آنها را نگهداری کرد تا تکلیف آن مشخص شود و بتوان با ثبت آرتیکل های دیگر سند را تراز نمود.
اینکه در برخی از نرم افزار های حسابداری اجازه داده می شود که سند حسابداری به صورت غیر تراز ثبت شود ، یک امکان برای ثبت اطلاعات به صورت موقت است.
بحث استفاده از نرم افزار حسابداری مثل استفاده از هر ابزار دیگری مسائل و حاشیه های خاص خودش را دارد. بنده شرکت هایی را می شناسم که با تراکنش های بالا و درآمدهای زیاد از یک نرم افزار حسابداری رایگان و یا ارزان قیمت استفاده می کنند. با مدیران خیلی از این شرکت ها صحبت کرده ام. از دیدگاه آنها اصلا مهم نیست که نرم افزار حسابداری چه باشد. تنها چیزی که مهم است این است که جنس از چین وارد کنید با قیمت پایین و آنرا در بازار ایران با قیمت بالا بفروشید و پولدار شوید.
خوب معلوم است که چنین تفکری فقط زمانی بدرد می خورد که تحریم باشیم و یک محصول را به صور انحصاری از چین وارد کنیم و بتوانیم با تبلیغات فراوان آنرا بفروشیم. در چنین حالتی نبود نرم افزار حسابداری خیلی بهتر از بودنش است. زیرا در این صورت هیچ جیز مشخص نیست الا پولدار شدن ما به صورت قطعی و تضمین شده. در ضمن چون هیچ ابزاری برای اندازه گیری درآمد ما هم وجود ندارد پس مالیاتی هم در کار نیست.
اما یک محیط کاملا رقابتی را در نظر بگیرید که در آن شرکت ها برای فروش محصول خود باید ضمن بالا بردن کیفیت ارائه خدمات قیمت ها را هم پایین بیاورند. آنگاه بحث نرم افزار حسابداری بسیار مهم می شود. ابزاری که بتواند محاسبات پیچیده ای را برای ما انجام دهد و گزارشات مدیریتی در اختیار ما قرار دهد.
خیلی از افراد از نرم افزار حسابداری فقط به منظور کنترل موجودی انبار و صورتحساب مشتری استفاده می کنند و نام نرم افزار حسابداری برای آنها همین معنی را می دهد. در هر لحظه بتوان موجودی انبار را کنترل نمود و بدانیم که از چه کسی پول می خواهیم و به چه کسی باید پول پرداخت کنیم و ...
اما در حقیقت نرم افزار حسابداری فقط اینها نیست. یعنی استفاده بهینه از نرم افزار حسابداری به این مسائل ختم نمی شود. بلکه از نرم افزار حسابداری استفاده های بسیار بیشتری می توان نمود.
در اینجا بنده چند مثال کوچک می آورم که البته به دو مثال قبلی هم نزدیک باشد. مثلا در باره کنترل موجودی انبار مسائلی را می توان دید به این صورت :
در کنترل موجودی انبار چندین مساله وجود دارد که باید به آنها دقت نمود. یکی از آنها بحث موجودی تعدادی و ریالی کالا در انبار است. موجودی تعدادی را همه ما می شناسیم. هر کالایی در انبار چه تعداد داریم. به همین راحتی.
ولی کمی دقت کنیم. چه تعداد داریم یک معنی در دل خودش به صورت نهفته دارد. آنهم اینکه چه موقع این کالا تمام می شود؟ خوب به نظر شما چه موقع این کالا تمام می شود. نمی دانیم. چه جمله جالبی. خوب از نرم افزار حسابداری می پرسیم که این مقدار کی تمام می شود. خوب این یکی از کاربردهای نرم افزار حسابداری که ما تا حالا به آن توجهی نداشتهه ایم. به راحتی یک گزارش فروش برای ماهها و سال های گذشته می گیرم و متوجه می شویم که میزان فروش این کالا چقدرر است ؟ در چه فصولی بیشترین فروش را داریم. و .... به این صورت براحتی می توان تخمین زد که این مقدار کالا برای چه مدت کافی است و چه زمانی بهترین موقع برای سفارش و خرید مجدد این محصول است.
حساب های تفضیلی به صورتی هستند که می توانند در چندین حساب معین گردش داشته باشند. برای مثال تفضیلی اشخاص می تواند در حسابهای دریافتنی و حسابهای پرداختنی گردش داشته باشد. یا یک تفضیلی مانند مرکز هزینه می تواند در حسابهای معین انواع هزینه گردش داشته باشد.
یکی از گزارشهای مهم در نرم افزار حسابداری این است که بتواند گزارش گردش یک تفضیلی را در یک یا چند حساب معین مشخص نماید. این گزارش برای شرکتهایی که حسابداری بازرگانی دارند مهم است ولی برای شرکت هایی که حسابداری پیمانکاری و یا خدماتی دارند جنبه حیاتی دارد.
نرم افزار حسابداری که بتواند این گزارش را به بهترین وجه ارائه دهد می تواند جزء بهترین نرم افزار حسابداری برای حسابداری پیمانکاری باشد. زیرا گردش یک پروژه را می تواند در حسابهای مختلف درآمدی و هزینه ای گزارش کند و بهای تمام شده پروژه را مشخص نماید.
یکی از مزیت های این گزارش گردش تفضیلی این است که گردش تفضیل را بتواند در معین های خاصی که کاربر تیک می کند ارائه دهد. برای اینکار باید این گزارش امکانی در اختیار کاربر قرار دهد که کاربر بتواند حساب های معین خاصی را تیک زده و انتخاب نماید تا گزارش در محدوده آن معین های خاص ارائه شود.
برای مثال اگر شما بخواهید فقط هزینه های پروژه را گزارش کنید و درآمدهای آن در گزارش ظاهر نشوند این امکان را لازم دارید.
گزارش گردش تفضیل در نرم افزار حسابداری به دو صورت می تواند وجود داشته باشد. یکی گزارش گردش تفضیل در همه حسابهای معین و دیگری گزارش گردش تفضیل در حسابهای معین انتخابی.
برای تهیه گزارش گردش تفضیلی در معین های انتخابی از منوهای اصلی برنامه ابتدا باید منوی مالی و سپس گزینه حسابداری مالی را انتخاب نمایید.
سپس در منوی ظاهر شده گزینه گزارش گردش تفضیل معین انتخابی را انتخاب نمایید تا فرم مربوطه برای شما باز شود.
در فرم مربوطه یک گروه تفضیلی انتخاب می کنید مثلا پروژه ها. نرم افزار به صورت اتوماتیک همه معین هایی را که آن تفضیلی در آن معین ها گردش داشته است را در لیست به شما نمایش می دهد.
شما می توانید یک یا چند معین را انتخاب را نموده و کلید تهیه گزارش را بزنید. تا سیستم به شما گزارش را نمایش دهد.
قیمت نرم افزار حسابداری یک پارامتر در انتخاب نرم افزار حسابداری به حساب می آید. اگر قیمت نرم افزار های حسابداری موجود در بازار ایران را بررسی نماییم می بینیم که نرم افزار حسابداری از 100 هزار تومان داریم تا 200 میلیون تومان.
واقعا اینقدر اختلاف قیمت برای نرم افزار حسابداری برای چیست؟ آیا هر نرم افزار حسابداری ارزان قیمت بد است و یا هر نرم افزار حسابداری گران قیمت خوب است؟
برای برخی از افراد قیمت آنقدر مهم است که به سایر مولفه ها نگاه نمی کنند. مثلا وقتی می گویی نرم افزار حسابداری فلان 100 هزار تومان ، بدون اینکه فکر کنند که آیا آن نرم افزار بدرد کسب و کارشان می خورد یا نه ؟ سریعا آنرا خریداری می کنند.
برخی از افراد هم قیمت خیلی برایشان مهم نیست. آنقدر کسب و کارشان مهم است و پول در می آورند که پرداخت پول برای نرم افزار حسابداری سخت نیست. فقط روی این تمرکز می کنند که نرم افزار حسابداری برای کسب و کار آنها مناسب باشد.
در این بین برخی شرکت های بزرگ هم فرآیند خرید نرم افزار حسابداری را به تیمی مشترک از مالی و فروش و تولید می دهند و مدیر مالی و مدیر فروش و احتمالا مدیر کارخانه با هم به خرید نرم افزار حسابداری می پردازند. در اینجا نیز یک بودجه ای برای خرید نرم افزار حسابداری در نظر گرفته می شود.
در هر کاری باید جلوی هزینه اضافه را گرفت. یکی از آنها خرید نرم افزار حسابداری است. اگر بتوانیم چندین نرم افزار حسابداری را پیدا کنیم که همه آنها نیازهای ما را پاسخ می دهند ، مسلما بهتر است که ارزان ترین آنها را بخریم.
ولی در مورد قیمت نرم افزار باید چند نکته را در خاطر داشته باشید.
اول اینکه قیمت نرم افزار حسابداری عبارتست از قیمت اولیه نرم افزار حسابداری که باید در زمان خرید آن پرداخت نمایید.
دوم هزینه نصب و راه اندازی و آموزش کارکنان و تمام هزینه های مرتبط با ورود اطلاعات و ...
سوم هزینه های پشتیبانی که در سالهای بعد باید پرداخت نمایید.
قیمت نرم افزار حسابداری به چندین عامل بستگی دارد.
اولین عامل بحث امکانات نرم افزار حسابداری است. هر چه امکاناتی که در نرم افزار حسابداری قرار داده می شود بیشتر مورد استفاده شرکت بزرگ باشد آنگاه قیمت نرم افزار حسابداری بیشتر است و هر چه امکاناتی که در نرم افزار حسابداری قرار می گیرد مورد استفاده شرکت های کوچک باشد آنگاه قیمت نرم افزار حسابداری کمتر است.
توجه کنید که تعداد امکانات مهم نیست بلکه مهم این است که این امکان به درد چه قشری از بازار می خورد. مثلا تفکیک انبار از حسابداری انبار امکانی است که برای شرکت های بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد در صورتی که برای شرکت های کوچک دست و پا گیر است. همین تفکیک انبار از حسابداری انبار ، باعث بالا رفتن قیمت نرم افزار حسابداری می شود.یک سوال مهم که در خرید نرم افزار حسابداری می تواند مطرح گردد مبلغ نرم افزار حسابداری است. آیا نرم افزار حسابداری ارزان قیمت لزوما خوب نیست ؟
قیمت نرم افزار حسابداری یک پارامتر در انتخاب نرم افزار حسابداری به حساب می آید. اگر قیمت نرم افزار های حسابداری موجود در بازار ایران را بررسی نماییم می بینیم که نرم افزار حسابداری از 100 هزار تومان داریم تا 200 میلیون تومان.
واقعا اینقدر اختلاف قیمت برای نرم افزار حسابداری برای چیست؟ آیا هر نرم افزار حسابداری ارزان قیمت بد است و یا هر نرم افزار حسابداری گران قیمت خوب است؟
برای برخی از افراد قیمت آنقدر مهم است که به سایر مولفه ها نگاه نمی کنند. مثلا وقتی می گویی نرم افزار حسابداری فلان 100 هزار تومان ، بدون اینکه فکر کنند که آیا آن نرم افزار بدرد کسب و کارشان می خورد یا نه ؟ سریعا آنرا خریداری می کنند.
برخی از افراد هم قیمت خیلی برایشان مهم نیست. آنقدر کسب و کارشان مهم است و پول در می آورند که پرداخت پول برای نرم افزار حسابداری سخت نیست. فقط روی این تمرکز می کنند که نرم افزار حسابداری برای کسب و کار آنها مناسب باشد.
در این بین برخی شرکت های بزرگ هم فرآیند خرید نرم افزار حسابداری را به تیمی مشترک از مالی و فروش و تولید می دهند و مدیر مالی و مدیر فروش و احتمالا مدیر کارخانه با هم به خرید نرم افزار حسابداری می پردازند. در اینجا نیز یک بودجه ای برای خرید نرم افزار حسابداری در نظر گرفته می شود.
در هر کاری باید جلوی هزینه اضافه را گرفت. یکی از آنها خرید نرم افزار حسابداری است. اگر بتوانیم چندین نرم افزار حسابداری را پیدا کنیم که همه آنها نیازهای ما را پاسخ می دهند ، مسلما بهتر است که ارزان ترین آنها را بخریم.
ولی در مورد قیمت نرم افزار باید چند نکته را در خاطر داشته باشید.
اول اینکه قیمت نرم افزار حسابداری عبارتست از قیمت اولیه نرم افزار حسابداری که باید در زمان خرید آن پرداخت نمایید.
دوم هزینه نصب و راه اندازی و آموزش کارکنان و تمام هزینه های مرتبط با ورود اطلاعات و ...
سوم هزینه های پشتیبانی که در سالهای بعد باید پرداخت نمایید.
قیمت نرم افزار حسابداری به چندین عامل بستگی دارد.
اولین عامل بحث امکانات نرم افزار حسابداری است. هر چه امکاناتی که در نرم افزار حسابداری قرار داده می شود بیشتر مورد استفاده شرکت بزرگ باشد آنگاه قیمت نرم افزار حسابداری بیشتر است و هر چه امکاناتی که در نرم افزار حسابداری قرار می گیرد مورد استفاده شرکت های کوچک باشد آنگاه قیمت نرم افزار حسابداری کمتر است.
توجه کنید که تعداد امکانات مهم نیست بلکه مهم این است که این امکان به درد چه قشری از بازار می خورد. مثلا تفکیک انبار از حسابداری انبار امکانی است که برای شرکت های بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد در صورتی که برای شرکت های کوچک دست و پا گیر است. همین تفکیک انبار از حسابداری انبار ، باعث بالا رفتن قیمت نرم افزار حسابداری می شود.