انتخاب یک روش خوب برای تولید نرم‌افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری به مواردی مانند نوع، حجم و پیچیدگی آن بستگی دارد. برخی از نرم افزارهای حسابداری دارای پیچیدگی های خاصی هستند که تولید آنها را با دشواری روبرو می کند. ساختن یک نرم‌افزار حسابداری مانند ساختن یک خانه به نقشه نیاز دارد و باید از قبل همه چیز را پیش‌بینی کرد.
در نرم‌افزار‌های کوچک نیز همین طور است؛ مثلا برای ساختن یک نرم‌افزار ماشین حساب (که معادل یک نرم افزار حسابداری بسیار ساده می توان آنرا منظور کرد) فقط لازم است عملیاتی را که می‌خواهیم ماشین حساب انجام دهد، در ذهن داشته باشیم و با یکی از زبان‌های برنامه‌نویسی مثلا با زبان برنامه نویسی سی شارپ آشنا باشیم تا بتوانیم یک نرم‌افزار ساده بسازیم.
طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزار‌های حسابداری متوسط و بزرگ و یا نرم افزار اتوماسیون اداری مانند ساختن مجتمع مسکونی و برج است. برای ساختن آنها محاسبات و پیش‌بینی‌های بیشتری نیاز است؛ مثلا برای تولید یک نرم افزار حسابداری یکپارچه مدیریتی مانند نرم افزار حسابداری باتیز لازم است همه چیز دقیق محاسبه و اهداف نرم‌افزار تعیین شود.
در اینجا تولید نرم‌افزار را با
ساختن ساختمان مقایسه کردیم، ولی یک فرق اساسی بین این دو وجود دارد و آن،
اینکه در تولید نرم‌افزار به دلیل قابل مشاهده‌نبودن روند رشد پروژه به
صورت فیزیکی به ابزارهای خاصی برای اندازه‌گیری روند پیشرفت پروژه نیاز
داریم. در ادامه به معرفی چند روش تولید نرم‌افزار می‌پردازیم. کلا در برخی
از موارد ممکن است که تا 90 درصد کار انجام شده باشد ولی هیچگونه خروجی
ملموسی برای ارائه وجود نداشته باشد. مثلا اگر شما کل نرم افزار حسابداری
را نوشته باشید ولی قسمت تعریف کد حساب را آماده نکرده باشید آنگاه فرم سند
حسابداری و گزارشات مربوط به ترازها و دفاتر که خروجی کار هستند کار
نخواهند کرد و عملا شما چیزی برای ارائه به کاربر نخواهید داشت.
روش آبشاری
روش آبشاری که در قدیم در دانشگاهها تدریس می شد ، روشی سنتی و قدیمی است. در این روش مراحل به صورت ترتیبی انجام می‌شود،
ابتدا نیازهای نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری برآورد می شود.
سپس تحلیل و طراحی نرم‌افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری انجام می‌شود.
بعد از آن به مرحله پیاده‌سازی و کد نویسی نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم. این کد نویسی به وسیله یکی از زبان‌های برنامه‌سازی صورت می‌گیرد.
در نهایت نرم‌افزار حسابداری تولید شده تست می‌شود و پس از پشت سر گذاشتن مراحل کنترل کیفی برای مشتری نصب و راه اندازی می شود.
تجربه ثابت کرده است که این روش می‌تواند برای نرم‌افزار‌های حسابداری کوچک جوابگو باشد. ولی اگر فاصله بین نیاز سنجی تا نصب و راه اندازی زیاد شود آنگاه نرم افزار حسابداری تولید شده ممکن است مطابق با نیازهای جدید کاربر نباشد و بلا استفاده خواهد بود.
متدولوژی های جدیدتر
در روشهای جدیدتر ایتدا سعی می‌شود یک نسخه به صورت ماکت از نرم‌افزار حسابداری تهیه شود و به کاربر نمایش داده شود و سپس اگر مورد تایید کاربر بود آن نسخه کوچک تولید شود و سپس با توجه به نیازمندی‌های کاربر و به مرور زمان، نسخه اولیه اصلاح شود و نسخه‌های کامل‌تر تهیه شود.
این روش به تنهایی قابل استفاده نیست؛ ابتدا باید کار را با یکی از روشهای دیگر شروع کرد سپس وارد روش نمونه‌ای شد. از ویژگی‌های روش نمونه‌ای علاوه بر اینکه از نظرات کاربر استفاده می‌کند، این است که سعی دارد با تقسیم پروژه به قسمت‌های کوچک‌تر ـ که راحت تر قابل تغییر است ـ ریسک پروژه را کمتر کند.
کدینگ حسابداری در نرم افزارهای حسابداری در ورود اطلاعات و ارائه گزارشات مورد نیاز استفاده کنندگان از اطلاعات حسابداری اهمیت بسیار زیادی دارد.
تعریف کدینگ حسابداری در نرم افزار حسابداری به صورت ساختار درختی و در سه سطح گروه و کل و معین تعریف می شود. مانند آن چیزی که در نرم افزار حسابداری همکاران سیستم و نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری بیت وجود دارد.
داشتن ساختار درختی برای کدهای حسابداری ، امکان ارائه گزارشات وسیع و دریافت سریع و دقیق اطلاعات را با حجم عملیات بسیار کم می دهد.
ذکر این نکته ضروری است که تمام گزارشات حسابداری و مالی با همین سه سطح قابل ارائه هستند و نیازی به سطح اضافه نیست. ولی در برخی نرم افزار های حسابداری مشاهده می شود که تعداد سطوح کدینگ حسابداری از سه سطح فراتر رفته و تا شش سطح می رسد.
از جمله نرم افزارهایی که سطوح کدینگ حسابداری آنها تا شش سطح است عبارتند از : نرم افزار حسابداری همکاران سیستم و نرم افزار حسابداری باتیز محصول شرکت داده پردازان ارگس که هر دو دارای ساختار کدینگ حسابداری مشابه و دارای 66 سطح حساب در قسمت کدینگ هستند که البته سه سطح از این 6 سطح مربوط به تفضیلی شناور می شود.
صورتهای مالی اساسی عبارتند از ترازنامه ، صورت سود و زیان ، سود و زیان جامع ، صورت جریان وجوه نقد و یادداشتهای مالی همراه. در این مقاله دو صورت مالی اساسی با نام های ترازنامه و سود و زیان را بحث می کنیم و نقش کدینگ حسابداری را در آنها ذکر می کنیم.
ترازنامه یکی از صورتهای مالی اساسی است که در تمام نرم افزارهای حسابداری تقریبا وجود دارد. اینکه می گویم تقریبا وجود دارد به این معنی است که با سبک های مختلف در نرم افزار های مختلف حسابداری قرار دارد.
ترازنامه بر اساس فرض تداوم فعالیت تهیه می شود. فرض تداوم فعالیت به این معنی است که یک موسسه و یا شرکت برای دوره نا محدود فعالیت می کند. یکی دیگر از فرض هایی که در تهیه ترازنامه باید رعایت کرد ، فرض واحد اندازه گیری بر حسب واحد پول است . در ایران تمامی صورتهای مالی باید بر اساس واحد پول ریال تهیه شود.
یکی از اصول حسابداری که در ترازنامه باید حتما رعایت گردد، اصل افشاء است. زیرا ارقامی که در این صورت مالی ذکر می شود بسیار با اهمیت است و باید تمامی ارقام با دقت و به طور کامل افشاء شود. فرض های دیگر حسابداری نیز به نوبه خود در تهیه ترازنامه باید مورد توجه قرار گیرند.
از فرضها و اصول که بگذریم به بحث سطوح حسابها در ترازنامه می پردازیم. معمولا ترازنامه در سطح کل و معین تهیه می شود. در ترازنامه لزومی ندارد که در سطح پایین تر از معین گزارشی تهیه شود. گرچه خیلی از نرم افزارهای حسابداری دارای تراز در سطح تفضیلی هم هستند ولی برای گزارش گری صورتهای مالی باید ترازنامه در سطح حساب کل و یا حداکثر در سطح حساب معین تهیه و گزارش شود.
بر اساس میثاق اهمیت باید تنها ارقام با اهمیت در ترازنامه ذکر شود. ارقام ترازنامه ، ارقامی با اهمیت ( از نظر ریالی ) می باشند. ذکر این نکته ضروری است که مفهوم اهمیت مفهومی نسبی می باشد. مثلا برای کسی که گردش حسابش میلیاردی است ذکر مبالغ در حد 1000 ریال بی اهمیت است.
صورت سود و زیان هم یکی از صورتهای مالی اساسی است. این صورت مالی باید بر اساس اصول و میثاقهای زیر تهیه گردد. البته استاندارد حسابداری شماره 3 نیز در تهیه این صورت مالی بسیار با اهمیت است.
اصل تحقق درآمد که در استادارد شماره 3 است. فرض دوره مالی و اصل تطابق و میثاق احتیاط و اصل افشاء و میثاق اهمیت و میثاق فزونی منابع بر مخارج
اصل تحقق درآمد می گوید که هر مبلغی که دریافت شود درآمد نمی باشد و چه بسا مواردی که مبلغی دریافت نشود اما درآمد باید شناسایی و ثبت گردد.
صورت سود و زیان بر فرض دوره مالی استوار است . یعنی مبنای تهیه این صورت یک دوره مالی معین می باشد . در ضمن بر مبنای اصل تطابق ، هزینه های هر دوره تنها باید با درآمدهای همان دوره مطابق شود .
در صورت سود و زیان درآمدهای یک شرکت و هزینه های همان شرکت را لیست می کنند و آنها را از هم کم می کنند و در نهایت تفاوت آنها یا سود و یا زیان به حساب می آید.
با نگاهی به آیتم های صورت سود و زیان در می یابیم که کدینگ حسابداری که در صورت سود و زیان می آیند همه کدینگ حسابداری موقت هستند. یعنی حسابهایی که در پایان سال مالی بسته می شوند.
نکاتی که در بالا ذکر شد تنها چکیده ای از مطالبی است که می توان در حیطه این موضوع بیان کرد که البته به علت کمبود زمان نمی توانیم تمامی این موارد را ذکر کنیم .
در نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری بیت شما با زدن یک کلید می توانید صورت سود و زیان خود را بدست آورید.
در پایان نامی از نرم افزار اتوماسیون اداری قلم می بریم که محصول شرکت داده پردازان ارگس است. نرم افزار اتوماسیون اداری دارای امکانات فراوانی برای شرکت ها می باشد که بزودی در همین وب سایت ، فیلم آموزشی اتوماسیون اداری آپلود می شود.
در اکثر نرم افزار های حسابداری موجود در بازار ایران عملیاتی برای ثبت خرید و فروش و برگشت از خرید و برگشت از فروش وجود دارد. هر کدام از این فرمهای عملیاتی در برنامه حسابداری حداقل یک برگ سند حسابداری بصورت اتوماتیک صادر می کنند. البته در نرم افزار های حسابداری سند به صورت موقت صادر می شود و مدیر مالی پس از رویت سند، آنرا تایید می کند. از آن به بعد عملیات ثبت شده در سیستم قابل تغییر و یا حذف نمی باشد.
اسنادی که توسط عملیات موجود در نرم افزار حسابداری به صورت خودکار تولید می شوند، در قسمت ثبت و اصلاح سند ، قابل اصلاح و یا حذف نیستند و برای تغییر در اینگونه سندهای حسابداری شما بایستی خود برگه مربوطه را باز کرده و اصلاح کنید در اینصورت نرم افزار حسابداری سند ثبت شده آنرا نیز اصلاح خواهد کرد. و یا اگر عملیات مربوطه را حذف نمایید نرم افزار حسابداری به صورت اتوماتیک سند حسابداری صادر شده توسط آن عملیات را حذف خواهد کرد.
در این مقاله نحوه ثبت سند حسابداری هر کدام از عملیات چهارگانه خرید و فروش و برگشت از خرید و برگشت از فروش را شرح خواهیم داد.
اسناد معاملاتی یا تجاری
اسناد معاملاتی و یا تجاری شامل خرید، فروش، برگشت از خرید، و برگشت از فروش می باشند. هر گاه یکی از این معاملات در شرکتی انجام شود یک سند حسابداری به صورت اتوماتیک توسط نرم افزار حسابداری تولید می شود.
سند خرید
وقتی جنس یا کالایی از کسی خریداری می کنید، آن جنس یا کالا وارد انبار می شود. بنابراین اگر روش ثبت موجودی کالای شما دائمی باشد ، آنگاه سند حسابداری آن که به صورت اتوماتیک به این صورت ثبت می شود که حساب موجودی کالا در انبار بدهکار و حسابهای پرداختنی با تفضیلی شخص فروشنده بستانکار می شود.
فرض کنید جمع اقلام خریداری شده 100 ریال بوده است آنگاه سند حسابداری که ثبت می شود به صورت زیر است.
حساب موجودی انبار / تفضیلی انبار بابت خرید کالا 100 بدهکار
مالیات بر ارزش افزوده 9 بدهکار
حسابهای پرداختنی / فروشنده 109 بستانکار
توجه کنید که کلیه هزینه های جانبی از قبیل هزینه حمل و بسته بندی و ... که برای خرید کالا پرداخت می شود به قیمت تمام شده کالا اضافه می شود.
توجه 2 اینکه مالیات بر ارزش افزوده ، جزء هزینه ها محسوب نمی شود و یک نوع حساب دریافتنی است که به عنوان پیش پرداخت مالیات به حساب می آید. بعدا با مالیات بر ارزش افزوده فروش تهاتر می شود و یا در پایان سال مالی پس گرفته می شود.
در نرم افزارهای حسابداری از جمله نرم افزارهای حسابداری شرکت داده پردازان ارگس این نوع سند به صورت اتوماتیک و بدون دخالت کاربر صادر می شود و بر اساس استانداردهای حسابداری صادر می شود. این نوع اسناد به صورت موقت ثبت می شوند و حسابدار و یا مدیر مالی شرکت می تواند آنرا دائم کند. تا قبل از دائم کردن سند ، فاکتور خرید صادر شده قابل اصلاح و یا حذف می باشد ولی بعد از تایید سند حسابداری توسط مدیر مالی ، امکان اصلاح و حذف سند حسابداری در نرم افزار حسابداری وجود نخواهد داشت.
یکی از مزایای نرم افزار حسابداری باتیز وجود یک نرم افزار اتوماسیون اداری در داخل آن است که توسط آن می توان نامه های اداری وارده و صادره را ثبت نمود و در شرکت گردش داد. نرم افزار اتوماسیون اداری قلم که محصول شرکت داده پردازان ارگس می باشد دارای زیر سیستم دبیرخانه و همچنین زیر سیستم کارتابل و گردش نامه ها می باشد.
نرم افزار حسابداری را همه تا حدودی می شناسند. در مقالات دیگری در همین سایت ، نوشته بودم که نرم افزار حسابداری تک سیستمی داریم که فقط قسمت دفتر داری دارد و اصطلاحا به آن نرم افزار حسابداری می گویند و نرم افزار حسابداری که دارای 40 زیر سیستم مختلف هم می باشد را نرم افزار حسابداری می گویند.
مقوله مربوط به نرم افزار حسابداری بسیار پیچیده است و در این مقاله نمی خواهم زیاد درباره آن صحبت کنم زیرا به اندازه کافی در مقالات دیگر درباره آن صحبت کرده ام.
در اینجا می خواهم درباره ارتباط بین فروشگاه اینترنتی و نرم افزار حسابداری صحبت کنم. فروشگاه اینترنتی را همه شما می شناسید. با خیلی از فروشگاههای اینترنتی آشنا هستید. فروشگاههای اینترنتی که در دنیا مشهور هستند مانند آمازون دات کام و علی بابا و eBay و ...
و فروشگاههای اینترنتی مشهور ایران مثل دیجی کالا و بامیلو و 5040 و چاره و ...
اما پشت سر هر فروشگاه اینترنتی موفقی یک دستگاه عریض و طویل وجود دارد که آن وب سایت به ظاهر خوشکل و آراسته را پشتیبانی می کند و بدون آن دستگاه بزرگ و پیچیده ، یک وب سایت ساده ، هر چقدر هم زیبا و با امکانات زیاد باشد ، خیلی به درد نمی خورد.
فرض کنیم شما به فروشگاه اینترنتی دیجی کالا می روید و یک خرید انجام می دهید. چه اتفاقاتی می افتد؟
اول اینکه این سفارش شما توسط نرم افزار پردازش می شود. یک فاکتور فروش صادر می شود و بر اساس آن یک حواله انبار صادر شده و به قسمت انبار می رود و انبار دار بر اساس حواله صادر شده ، کالاهای سفارش داده شما را برای شما ارسال می کند و ...
تا اینجا اتفاقی که در نرم افزار حسابداری می افتد یک سند حسابداری است که در آن درآمدها یا همان فروش بستانکار شده و مشتری (در صورت خرید نسیه) و یا بانک (در صورت پرداخت آنلاین) بدهکار می شود. پی تا اینجا پی می بریم که فروشگاه اینترنتی و نرم افزار حسابداری ، خیلی هم دو مقوله جدا از هم نیستند و می توانند در جاهایی با هم تبادل اطلاعات کنند.
بعد از اینکه کالا از انبار خارج شد ، حالا نوبت به ثبت سند حواله انبار است. سند حواله انبار نیز سند حسابداری است که در نرم افزار حسابداری ثبت می شود. در این سند حسابداری ، اگر نوع ثبت موجودی کالا در انبار دائمی باشد ، موجودی کالا بستانکار شده و بهای تمام شده کالای فروش رفته بدهکار می شود.
مساله به اینجا ختم نمی شود و این دو نرم افزار با هم در جاهای دیگری نیز به تبادل اطلاعات می پردازند. مثلا برای تعریف مشتری و گروه بندی کردن مشتری .
همانطور که می دانید مشتری یک تفضیلی در نرم افزار حسابداری محسوب می شود. ولی در نرم افزار فروش و یا همان فروشگاه اینترنتی ، مشتری است و در یک گروه خاصی قرار می گیرد. مثلا مشتری درجه 1، مشتری طلایی و ...
در اطلاعات پایه دیگر هم وضع به همین صورت است و هر زیر سیستمی ، مانند زیر سیستم فروشگاه اینترنتی ، زمانی که به نرم افزار حسابداری می رسد باید یک سری اطلاعات بین آن زیر سیستم و نرم افزار حسابداری رد و بدل شود.
در آخر کار هم نرم افزار فروش و یا فروشگاه اینترنتی یک سری گزارشات به کاربر سیستم می دهد. مثلا میزان کل فروش ، میزان کل برگشت از فروش و میزان کل تخفیف و ...
همین گزارشات در سرفصل های حسابداری در قسمت ترازها و دفاتر منعکس هستند. بنابراین اینجا هم یکی از جاهایی است که نرم افزار حسابداری با نرم افزار فروش و فروشگاه اینترنتی درگیر است.
هر دو گزارش از هر دو زیر سیستم باید یک مبلغ ارائه بدهند. یعنی چه شما از نرم افزار حسابداری گزارش تهیه کنید که میزان کل فروش شما چقدر بوده است و چه از نرم افزار فروشگاه اینترنتی این اطلاعات را استخراج نمایید ، هر دو نرم افزار باید یک مبلغ را به شما گزارش دهند.
در مقاله دیگری در همین سایت ، ارتباط بین نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری ار بحث کرده بودیم. برای خواندن آن مقاله از لینک زیر استفاده نمایید.
نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس یکی از زیر سیستم های نرم افزار حسابداری یکپارچه ارگس می باشد که بزودی فیلم آموزشی در این زمینه تهیه و به بازار ارائه می شود.
نمایندگان اتاق باید از فضای انتخاباتی خارج شوند