بخش های مختلف یک نرم افزار حسابداری یکپارچه
بخش های مختلف یک نرم افزار حسابداری یکپارچه که می تواند برای یک شرکت بازرگانی مناسب باشد به قرار زیر است :
1- بخش اطلاعات پایه
معرفی اطلاعات کالا ها
در نرم افزار های حسابداری یکپارچه باید بتوان به تعداد دلخواه کالا تعریف کرد. برای هر کالا هم باید بتوان بیش از یک واحد شمارش تعریف کرد. مثلا یک فروشگاه آهن باید بتواند میلگرد را کیلویی خریداری کند و به صورت متری به فروش برساند. این بخش معمولا در نرم افزار انبار در دسترس خواهد بود. کالاها را باید بتوان گروهبندی نمود.
معرفی اطلاعات انبار ها
کسب و کارها معمولا یک انبار ندارند. در نرم افزار حسابداری باید بتوان به تعداد دلخواه و به صورت نامحدود انبار تعریف کرد. مثلا انبار فروشگاه و انبار مرکزی و یا انبار محصول ، انبار ابزار آلات و ... . این به این دلیل است که کالاهای مختلف در انبارهای مختلف نگهداری می شوند.
معرفی اطلاعات مشتریان به صورت نامحدود
تعریف طرف حسابها و مشتریان یکی از ارکان نرم افزار حسابداری یکپارچه می باشد. باید بتوانید به تعداد نامحدود مشتری و طرف حساب تجاری تعریف نمایید. باید بتوانید مشتریان خود را گروه بندی کرده و برای هر گروه مشتری یک قیمت خاص در نظر بگیرید. معمولا هر کسب و کاری برای هر گروه از مشتریان یک لیست قیمت جداگانه دارد و باید بتواند در نرم افزار حسابداری یکپارچه خود آنها را در سیستم وارد نماید.
2- بخش خرید کالا و انبارداری
خرید کالا
کسب و کارهای بازرگانی معمولا کالا را خریداری کرده و در انبار نگهداری می کنند. در نرم افزار حسابداری یکپارچه که می خرید باید توجه کنید که قسمت رسید انبار و ریالی کردن رسید انبار یا همان فاکتور خرید بتواند نیازهای کسب و کار شما را فراهم نماید. در نرم افزار های حسابداری یکپارچه با ثبت خرید کالا، موجودی انبار هم بروزرسانی می شود. در برخی از کسب و کارها ، تاریخ و ساعت ثبت فرم خرید کالا بسیار مهم است. اگر برای شما هم مهم است پس در هنگام خرید نرم افزار دقت کنید که نرم افزار چنین امکانی را داشته باشد.
ثبت سایر هزینه های خرید کالا
در نرم افزار حسابداری یکپارچه باید بتوانید هزینه های جانبی خرید کالا را نیز وارد نمایید. هزینه هایی مانند حمل کالا، بسته بندی و موارد دیگر . این هزینه ها روی مبلغ کالاها سرشکن می شود و در بهای تمام شده کالا منظور می گردد.
ثبت مالیات بر ارزش افزوده خرید کالا
در نرم افزار حسابداری یکپارچه باید بتوانید تعیین کنید که مالیات بر ارزش افزوده به صورت اتوماتیک محاسبه شده و در سرفصل حسابداری مناسب ثبت گردد. با توجه به اینکه مبحث حسابداری ارزش افزوده کمی پیچیده است ، نرم افزار حسابداری که تهیه می کنید باید تمامی محاسبات و ثبت سند حسابداری مربوطه را به صورت اتوماتیک برای کاربر انجام داده و کاربر نیازی به دانستن اطلاعات حسابداری در این زمینه ندارد.
3- بخش فروش کالا
فروش کالا
توسط این قسمت فروش ها را ثبت می کنید. با ثبت فروش کالا، موجودی انبار هم بروزرسانی می شود. اگر در کسب و کار خود بیش از یک مرکز فروش دارید ، باید از نرم افزاری استفاده نمایید که این قسمت را داشته باشد. مثلا اگر هم فروشگاه دارید و هم از شعبه مرکزی شرکت فروش انجام می دهید می توانید فروش های شعبه مرکزی را از فروش های فروشگاه جدا ثبت کنید.
تسویه فاکتور فروش
توسط این قسمت می توانید فاکتورها را تسویه نمایید. اگر مشتری در قبال فاکتور فروش به شما وجهی پرداخت می کند آنرا در این قسمت می توانید وارد نمایید. این وجه می تواند به صورت وجه نقد، چک ، واریز به حساب و عملیات کارت به کارت باشد. در این قسمت همچنین می توانید لیست تمام فاکتورهای تسویه نشده مشتریان را ببینید.
فاکتور برگشت از فروش
برگشت از فروش در خیلی از کسب و کارها وجود دارد. اگر مشتری تمام بیا بخشی از کالا را به شما برگرداند می توانید آنرا در نرم افزار حسابداری ثبت نمایید.
گزارشات فروش از اهمیت خاصی برخوردار است. نرم افزار حسابداری باید حداقل گزارشات زیر را داشته باشد:
گزارش فروش کالا در یک محدوده تاریخی مثلا روزانه ، هفتگی و ماهانه و یا "از تاریخ" "تا تاریخ"
گزارش فروش یک و یا گروهی از کالاها
گزارش فروش از یک انبار و یا چند انبار
گزاش فروش کالا بر اساس مشتری و بازاریاب و یا نحوه فروش
گزارش تخفیفات اعمال شده در فروش برای یک مشتری یا همه مشتریان
گزارش فروش بر اساس کالا و مشتری و بازاریاب
گزارش وضعیت مشتریان و میزان بدهی آنها ، چکهای پاس شده و پاش نشده آنها و چکهای برگشت خورده آنها
گزارش معین مشتری (صورتحساب مشتری)به صورت کلی و ریز
و گزارشات متنوع دیگر که می توانید در نرم افزار حسابداری بیت ببینید.
4- بخش دریافت و پرداخت (خزانه داری)
دریافت وجه از مشتری
هر مبلغی که از مشتری دریافت می کنید باید در قسمت دریافت وجه که در قسمت خزانه داری وجود دارد ثبت نمایید. این دریافت می تواند به صورت نقدی باشد و یا چک و یا واریز به حساب (فیش / حواله)
پرداخت وجه به مشتری
هر مبلغی که به مشتری پرداخت می کنید باید در فرم پرداخت وجه که در قسمت خزانه داری وجود دارد ثبت نمایید.
5- بخش دفتر و عملیات چک (خزانه داری)
عملیات چکهای دریافتی
چکهای دریافتی بخش عمده ای از داد و ستد مالی در ایران را تشکیل می دهد. یکی از دلایلی هم که تا حالا نرم افزارهای حسابداری خارجی نتوانسته اند در ایران بازار پر رونقی داشته باشند همین مساله است. (البته دلایل دیگری هم مانند سیستم حقوق و دستمزد و ... دارد).
عملیات چکهای پرداختی
چکهای پرداختی همان چکهایی است که از دسته چک خود (شرکت و یا شخصی) به مشتریانتان می دهید.
7- بخش حسابداری (دفتر داری یا Accounting)
کدینگ حسابداری
در نرم افزار حسابداری بازرگانی ، کدینگ حسابداری حداقل باید به صورت 4 سطحی باشد. این چهار سطح عبارتند از گروه، کل ، معین و یک سطح تفضیل شناور.
تفضیلی ها
تفضیلی ها یکی از ارکان اساسی حسابداری در دوره حاضر هستند. مشتریان، تامین کنندگان کالا و خدمات، پرسنل و کارکنان، صندوق و بانکها و .... جزء تفضیلی ها هستند.
عملیات ثبت و اصلاح سند حسابداری
در یک شرکت ، یکی از عملیات جاری حسابداران ثبت و بازبینی و اصلاح و تایید سند حسابداری است. در نرم افزارهای حسابداری یکپارچه ، هر عملیات که در سیستم ثبت می شود یک سند حسابداری به صورت اتوماتیک در قسمت مالی به صورت موقت ثبت می شود. این اسناد می توانند توسط مدیران مالی و یا حسابداران ارشد بازبینی و تایید شوند.
گزارشات حسابداری
گزارش تراز آزمایشی
تراز یکی از مهمترین گزارشات حسابداری است. در نرم افزار حسابداری را می توانید به صورت 4 ستونی و 6 ستونی و 8 ستونی ملاحظه نموده و چاپ کنید. می توانید فقط حسابهای گردش دار و یا مانده دار را در گزارش بیاورید.
گزارش دفاتر
دفاتر حسابداری یکی دیگر از مهمترین گزارشات حسابداری است. در نرم افزار حسابداری یکپارچه دفاتر را می توانید در سطح کل، معین و یا تفضیلی مشاهده و چاپ کنید.
برای مشاهده کامل مقاله به آدرس شرکت داده پردازان ارگس مراجعه نمایید:
بخش های مختلف یک نرم افزار حسابداری یکپارچه