در مقالات قبلی گفتیم که محدوده قیمت در نرم افزار حسابداری بسیار گسترده و وسیع است به طوری که اختلاف قیمت در برخی اوقات به بیش از 100 برابر می رسد. برای مثال قیمت یک نرم افزار حسابداری مثل نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری نیک شاپ مثلا 400 هزار تومان است و قیمت نرم افزار حسابداری همکاران سیستم و نرم افزار حسابداری باتیز می تواند 40 میلیون تومان باشد. این یعنی اختلاف قیمت 100 برابری.
ولی در بحث قیمت گذاری نرم افزار اتوماسیون اداری ما این مقدار اختلاف را مشاهده نمی کنیم و روش قیمت گذاری نرم افزار اتوماسیون اداری به گونه ای است که اختلاف در این حد مشاهده نمی شود.
اما روش قیمت گذاری اتوماسیون اداری به چه صورتی است؟
معمولا قیمت گذاری در نرم افزار اتوماسیون اداری بر اساس تعداد کاربر استفاده کننده است. هر چه تعداد استفاده کنندگان از نرم افزار اتوماسیون اداری بیشتر باشد آنگاه قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری بیشتر می شود.
برای روشن تر شدن مطلب باید عرض کنم که در مقایسه نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری از نظر تعداد کاربر مشاهده می کنیم که تعداد کاربران نرم افزار حسابداری محدود است. چون نرم افزار حسابداری یک نرم افزار تخصصی محسوب می شود که هر واحدی بنابر نیاز خود می تواند از آن قسمت استفاده نماید. مثلا واحد حسابداری مالی از نرم افزار حسابداری مالی استفاده می کند و واحد فروش از نرم افزار فروش استفاده می کند. ببینید مگر چند نفر در شرکت حسابدار هستند که بخواهند از نرم افزار حسابداری مالی استفاده نمایند. مثلا در یک شرکت که تعداد پرسنل آن حدود 50 نفر است شاید 3 حسابدار وجود داشته باشند.
ولی در همین شرکت تعداد استفاده کنندگان و کاربران نرم افزار اتوماسیون اداری ممکن است که بیش از 30 نفر باشند چون تقریبا به غیر از آبدارچی و ... همه از اتوماسیون اداری و سیستم کارتابل موجود در نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می کنند.
بحث کنترل کیفی نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری بحثی مفصل است که می تواند مدت زمان زیادی مورد بحث و بررسی قرار گیرد. یادم هست که چند سال پیش یک دوره تست و کنترل کیفیت نرم افزار در شرکت داده پردازیی خوارزمی برگزار شد و بحث های مفصلی در زمینه تست و کنترل کیفیت نرم افزار بر اساس متدولوژی RUPP صورت گرفت.
در مقاله قبلی گفتیم که یک تست یک فرم ساده چقدر می تواند زمانبر باشد و تست کیس های خیلی زیادی می تواند داشته باشد. یک نرم افزار حسابداری و یا یک نرم افزار اتوماسیون اداری را در نظر بگیرید که دارای فرمهای متعدد و پیچیدهه هستند و البته فرمها با هم ارتباطات پیچیده هم دارند. مثلا در نرم افزار حسابداری با ثبت یک سند حسابداری ، دفاتر و ترازهاا و تمام گزارشات حسابداری باید بروز شوند و یا در نرم افزار اتوماسیون اداری با ثبت یک نامه باید آن نامه اداری به کارتابلل یک شخص ارسال گردد.
این ارتباطات بحث تست و کنترل کیفیت نرم افزارهای بزرگ تر را پیچیده تر می کند تا جایی که به ازای ار ارتباط جدیدی که در سیستم و نرم افزار به وجود می آید به همان میزان پیچیدگی تست و کنترل کیفی به صورت تصاعدی سخت تر می شود و زیادتر می شود.
خوب حالا به یک فرم بزرگتر در نرم افزار فکر کنید که فقط یک اطلاعات پایه ساده نباشد. مثلا فرم ثبت سند حسابداری در نرم افزار حسابداری و یا ثبت نامه وارده در نرم افزار اتوماسیون اداری را در نظر بگیرید.
زمانی که یک سند حسابداری را ثبت می کنیم در حقیقت یک سری کد حساب و یا همان سرفصل حسابداری را بدهکار و یا بستانکار می کنیم. یا اینکه زمانی که یک نامه وارده در نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت می کنیم در حقیقت یک سریی اطلاعات مثل موضوع نامه و شماره نامه و گیرنده و ... را در سیستم وارد می کنیم.
ما فعلا کاری با تست خود این فرمها نداریم. ولی می خواهم بگویم که ثبت این فرمها یک سری اما و اگر در فرم های اطلاعات پایه را بوجود می آورد. یعنی باید برگردیم و فرمهای اطلاعات پایه مثل تعریف کدینگ حسابداری و یا تعریف اشخاص در اتوماسیون اداری را تست کنیم.
چرا ؟ چون کد حسابداری که در سند حسابداری دارای گردش شده است و اصطلاحا گردش پیدا کرده است نباید حذف شود مگر اینکه قبل از آن سند حسابداری که این کد در آن گردش پیدا کرده است حذف شود.
پس ما برای تست فرمهای اطلاعات پایه باید بخشی از تست ها را بعد از استفاده از آن اطلاعات انجام دهیم. توجه نکردن به این نکات ریز باعث ایجاد باگهای مخفی در سیستم می شود و ممکن است مشتری را به سیستم بدبین کند. اگر مشتری به نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری و یا هر نرم افزار دیگری اعتماد نکند نمی تواند با خیال راحت در آن اطلاعات وارد کرده و بعد از سیستم گزارشات مورد نیازش را بازیابی نماید.
برای تسلط کامل بر تست و کنترل کیفی محصولات باید یک برنامه ریزی و پلن محکم داشته باشیم و بر اساس آن برنامه ریزی پیش برویم. آنگاه می توانیم مطمئن شویم که محصول تولید شده دارای کیفیتی است که می تواند مشتری را راضی و اهداف شرکت را محقق کند.
بخش کنترل کیفیت یا QC به بخشی گفته میشود که بر روی روشهایی کار می کند که تولید کننده بتواند به وسیله آن روشها از مرغوبیت و مشتری پسند بودن محصولات تولیدی خود مطمئن گردد. این روشها و سیستمها معمولاً با همکاری با دیگر رشته های مهندسی و بازرگانی طراحی میشوند.
البته در تعریف بالا فقط بحث تولید مد نظر قرار گرفته است ولی می توان بحث ارائه خدمات یا محصول را نیز به آن افزود. محدود کردن کنترل کیفی فقط به بخش تولید ناقص است. مخصوصا در محصولاتی مانند نرم افزار حسابداری که ارائه خدمات در آن حرف اول را می زند. برای مثال بهترین نرم افزار حسابداری را هم تولید کرده باشید ولی در ارائه خدمات پس از فروش آن کوتاهی نمایید به مشکل برخورد خواهید کرد.
کنترل کیفیت یا همان QC یکی از مباحث مهندسی صنایع است. کنترل کیفیت در صورتی که به صورت جدی مورد توجه قرار گیرد ، علاوه بر دسترس پذیر کردن کیفیت، بهره وری فعالیت سازمان را نیز افزایش می دهد. بسته به نوع عوامل موثر در کیفیت محصولات و خدمات و وسعت حوزه ی بررسی کیفیت مباحثی مانند کنترل کیفیت آماری، تضمین کیفیت و کنترل کیفیت فراگیر مطرح شده اند.
هر یک از کنترل های اشاره شده به مقدمات و ابزاری نیاز دارند که طراحی و پیاده سازی آنها در مهندسی صنایع وسیستم ها مورد مطالعه قرار می گیرند. واحد کنترل کیفیت در هر سازمان یا شرکت ، واحدی است که در زمینه ی اداره ی استانداردهای تعیین شده از سوی سازمان و همه ی موادی که توسط سازمان مصرف و تولید می شوند مسئول است و بازرسی یک قسمت مهم از این جریان است.
قائدتا شرکت های تولید کننده نرم افزار حسابداری و یا سایر محصولات نرم افزار مانند نرم افزار اتوماسیون اداری نیز برای خود دارای واحد کنترل کیفیت هستند که بر محصولات تولیدی و همچنین خدمات ارائه شده توسط تیم نصب و راه اندازی و پشتیبانی نظارت می کنند تا هم نرم افزار حسابداری تولید شده از کیفیت مطلوبی برخوردار شود و هم خدمات نصب و راه اندازی نرم افزار به طور مطلوب پیش رود.
کیفیت یا Quality چیست؟
تعریف کیفیت ساده نیست. واژه کیفیت یا Quality منشا سردرگمی های زیادی است، زیرا در صحبت های روزمره معمولاً دلالت بر برتری و بهتر بودن دارد. به همین دلیل است که واژه کیفیت دارای نوعی ارزش ذهنی می شود که تشریح آن به آسانی ممکن نیست. امّا اکثریت مردم باور دارند که آن را می فهمند و توان تشخیص آن را دارند.
در حال حاضر کیفیت در صنعت تولید و به طور فزاینده در حوزه های دیگر بار مفهومی دقیق تری دارد که به معنی شناسایی ویژگی های یک فرآورده یا نوعی خدمت، به گونه ای که خواسته های مشتری را در سطح قابل قبولی برآورده تعبیر می شود.
وقتی کیفیت برای یک محصول سخت مثلا مانند اتومبیل سخت باشد وضع محصولاتی مانند نرم افزار حسابداری کاملا مشخص است. این محصولات به علت اینکه غیر مشهود هستند دارای کنترل کیفی پیچیده تری هستند. از جمله نرم افزار هایی که کنترل کیفی آنها سخت است نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.
در این صورت کیفیت نوعی ارزش عینی دارد که قابل اندازه گیری و سنجش
است.سطح این ارزش، تصریحاً یا تلویحاً، بر اساس توافق بین مشتری و عرضه
کنندگان مشخص می گردد. مفهوم عینی کیفیت همین است که در سراسر این مقاله
دنبال می شود. کیفیت به عنوان مجموع خواست های مقبول مشتری دو خصوصیت اصلی
دارد:
انتظار مشتری، یعنی این که محصول تولیدی باید خواست هایش را
برآورد کاستی های موجود در محصول یعنی این که در برآوردن هدف موردنظر با
شکست روبرو می شود یا این که نارضایتی به دنبال دارد.
شرکت تولید کننده محصولات نرم افزاری از قبیل نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری
به منظور برآوردن رضایت مشتری باید از طریق فرآورده های تولیدی در دو جهت
اقدام کنند از دیدگاه بیرونی، در نظر داشتن خواست های مشتریان فراورده
ها؛از دیدگاه درونی، در نظر گرفتن پیامدهای تنوع انسانی و ابزاری به منظور
هر چه کمتر کردن تعداد فرآورده های ناقص.
انتخاب یک روش خوب برای تولید نرم‌افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری به مواردی مانند نوع، حجم و پیچیدگی آن بستگی دارد. برخی از نرم افزارهای حسابداری دارای پیچیدگی های خاصی هستند که تولید آنها را با دشواری روبرو می کند. ساختن یک نرم‌افزار حسابداری مانند ساختن یک خانه به نقشه نیاز دارد و باید از قبل همه چیز را پیش‌بینی کرد.
در نرم‌افزار‌های کوچک نیز همین طور است؛ مثلا برای ساختن یک نرم‌افزار ماشین حساب (که معادل یک نرم افزار حسابداری بسیار ساده می توان آنرا منظور کرد) فقط لازم است عملیاتی را که می‌خواهیم ماشین حساب انجام دهد، در ذهن داشته باشیم و با یکی از زبان‌های برنامه‌نویسی مثلا با زبان برنامه نویسی سی شارپ آشنا باشیم تا بتوانیم یک نرم‌افزار ساده بسازیم.
طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزار‌های حسابداری متوسط و بزرگ و یا نرم افزار اتوماسیون اداری مانند ساختن مجتمع مسکونی و برج است. برای ساختن آنها محاسبات و پیش‌بینی‌های بیشتری نیاز است؛ مثلا برای تولید یک نرم افزار حسابداری یکپارچه مدیریتی مانند نرم افزار حسابداری باتیز لازم است همه چیز دقیق محاسبه و اهداف نرم‌افزار تعیین شود.
در اینجا تولید نرم‌افزار را با
ساختن ساختمان مقایسه کردیم، ولی یک فرق اساسی بین این دو وجود دارد و آن،
اینکه در تولید نرم‌افزار به دلیل قابل مشاهده‌نبودن روند رشد پروژه به
صورت فیزیکی به ابزارهای خاصی برای اندازه‌گیری روند پیشرفت پروژه نیاز
داریم. در ادامه به معرفی چند روش تولید نرم‌افزار می‌پردازیم. کلا در برخی
از موارد ممکن است که تا 90 درصد کار انجام شده باشد ولی هیچگونه خروجی
ملموسی برای ارائه وجود نداشته باشد. مثلا اگر شما کل نرم افزار حسابداری
را نوشته باشید ولی قسمت تعریف کد حساب را آماده نکرده باشید آنگاه فرم سند
حسابداری و گزارشات مربوط به ترازها و دفاتر که خروجی کار هستند کار
نخواهند کرد و عملا شما چیزی برای ارائه به کاربر نخواهید داشت.
روش آبشاری
روش آبشاری که در قدیم در دانشگاهها تدریس می شد ، روشی سنتی و قدیمی است. در این روش مراحل به صورت ترتیبی انجام میشود،
ابتدا نیازهای نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری برآورد می شود.
سپس تحلیل و طراحی نرم‌افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری انجام میشود.
بعد از آن به مرحله پیاده‌سازی و کد نویسی نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم. این کد نویسی به وسیله یکی از زبان‌های برنامه‌سازی صورت می‌گیرد.
در نهایت نرم‌افزار حسابداری تولید شده تست میشود و پس از پشت سر گذاشتن مراحل کنترل کیفی برای مشتری نصب و راه اندازی می شود.
تجربه ثابت کرده است که این روش می‌تواند برای نرم‌افزار‌های حسابداری کوچک جوابگو باشد. ولی اگر فاصله بین نیاز سنجی تا نصب و راه اندازی زیاد شود آنگاه نرم افزار حسابداری تولید شده ممکن است مطابق با نیازهای جدید کاربر نباشد و بلا استفاده خواهد بود.
متدولوژی های جدیدتر
در روشهای جدیدتر ایتدا سعی میشود یک نسخه به صورت ماکت از نرم‌افزار حسابداری تهیه شود و به کاربر نمایش داده شود و سپس اگر مورد تایید کاربر بود آن نسخه کوچک تولید شود و سپس با توجه به نیازمندی‌های کاربر و به مرور زمان، نسخه اولیه اصلاح شود و نسخه‌های کامل‌تر تهیه شود.
این روش به تنهایی قابل استفاده نیست؛ ابتدا باید کار را با یکی از روشهای دیگر شروع کرد سپس وارد روش نمونه‌ای شد. از ویژگی‌های روش نمونه‌ای علاوه بر اینکه از نظرات کاربر استفاده می‌کند، این است که سعی دارد با تقسیم پروژه به قسمت‌های کوچک‌تر ـ که راحت تر قابل تغییر است ـ ریسک پروژه را کمتر کند.
در اکثر نرم افزار های حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری باتیز ، اسناد حسابداری دارای وضعیت های مختلف هستند. این وضعیت ها عبارتند از : وضعیت یادداشت ، وضعیت موقت ، وضعیت دائم و وضعیت تصویب شده.
وضعیت یادداشت :
در این حالت سند به صورت یادداشت ثبت شده و در گزارشات ظاهر نمی شود و فقط جنبه یک پیش نویس سند حسابداری را دارد. در این وضعیت سند می تواند به صورت غیر تراز هم ثبت شود.
وضعیت موقت :
معمولا اکثر اسناد حسابداری در این وضعیت ثبت می شوند. این وضعیت به نوعی وضعیت معمولی برای اسناد حسابداری است. اسناد حسابداری در این وضعیت در گزارشات حسابداری مانند ترازها و دفاتر حسابداری و گزارش مرور حسابها ظاهر می شوند. البته این را هم باید ذکر کرد که برخی نرم افزار های حسابداری در گزارشات امکانی را برای کاربر فراهم می کنند که کاربر بتواند خودش انتخاب نماید که این اسناد موقت در گزارش بیایند یا نیایند.
اسناد حسابداری در وضعیت موقت هم می توانند به صورت غیر تراز ثبت شوند. البته این به سلیقه کاربر وابسته است و کاربر می تواند اسناد حسابداری غیر تراز را در وضعیت یادداشت نگه دارد و آنها را به حالت موقت تبدیل نکند تا وضعیت غیر تراز بودن آنها مشخص شود.
وضعیت دائم :
این وضعیت معمولا زمانی برای اسناد حسابداری رخ می دهد که مدیر مالی شرکت یا موسسه یا بنگاه اقتصادی ، اسناد حسابداری موقت را بررسی و آنها را تایید می کند. در این حالت اسناد حسابداری از وضعیت موقت به وضعیت تایید شده در می آیند. لازم به ذکر است که اسناد حسابداری در حالت دائم ، غیر قابل اصلاح و حذف هستند. یعنی سند حسابداری که توسط مدیر مالی شرکت به حالت تایید شده در آمد دیگر قابلیت اصلاح و حذف توسط کاربران را ندارد.
در نرم افزار های حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری باتیز ، قبل از اینکه بتوان حسابهای موقت و دائم را بست و سند سود و زیان و سند اختتامیه را ثبت نمود، باید تمامی اسناد تایید شده و به حالت دائم درآیند.
نرم افزار حسابداری باتیز ، نرم افزار حسابداری بیت ، نرم افزار حسابداری ، اتوماسیون اداری قلم ، اتوماسیون اداری
وضعیت تصویب شده:
اسناد تایید شده بعد از بررسی توسط حسابرس تصویب می شوند و این وضعیت یک وضعیت عمومی نیست. خیلی از شرکت ها اسناد حسابداری را تصویب نمی کنند و در حالت تایید شده نگهداری می کنند. این وضعیت برای اسناد حسابداری اجباری نیست.
به هر حال سند حسابداری باید به صورت تراز ثبت شود و اسناد حسابداری غیر تراز در حسابداری جایی ندارند. فقط می توان به صورت یادداشت جایی آنها را نگهداری کرد تا تکلیف آن مشخص شود و بتوان با ثبت آرتیکل های دیگر سند را تراز نمود.
اینکه در برخی از نرم افزار های حسابداری اجازه داده می شود که سند حسابداری به صورت غیر تراز ثبت شود ، یک امکان برای ثبت اطلاعات به صورت موقت است.