بحث استفاده از نرم افزار حسابداری مثل استفاده از هر ابزار دیگری مسائل و حاشیه های خاص خودش را دارد. بنده شرکت هایی را می شناسم که با تراکنش های بالا و درآمدهای زیاد از یک نرم افزار حسابداری رایگان و یا ارزان قیمت استفاده می کنند. با مدیران خیلی از این شرکت ها صحبت کرده ام. از دیدگاه آنها اصلا مهم نیست که نرم افزار حسابداری چه باشد. تنها چیزی که مهم است این است که جنس از چین وارد کنید با قیمت پایین و آنرا در بازار ایران با قیمت بالا بفروشید و پولدار شوید.
خوب معلوم است که چنین تفکری فقط زمانی بدرد می خورد که تحریم باشیم و یک محصول را به صور انحصاری از چین وارد کنیم و بتوانیم با تبلیغات فراوان آنرا بفروشیم. در چنین حالتی نبود نرم افزار حسابداری خیلی بهتر از بودنش است. زیرا در این صورت هیچ جیز مشخص نیست الا پولدار شدن ما به صورت قطعی و تضمین شده. در ضمن چون هیچ ابزاری برای اندازه گیری درآمد ما هم وجود ندارد پس مالیاتی هم در کار نیست.
اما یک محیط کاملا رقابتی را در نظر بگیرید که در آن شرکت ها برای فروش محصول خود باید ضمن بالا بردن کیفیت ارائه خدمات قیمت ها را هم پایین بیاورند. آنگاه بحث نرم افزار حسابداری بسیار مهم می شود. ابزاری که بتواند محاسبات پیچیده ای را برای ما انجام دهد و گزارشات مدیریتی در اختیار ما قرار دهد.
خیلی از افراد از نرم افزار حسابداری فقط به منظور کنترل موجودی انبار و صورتحساب مشتری استفاده می کنند و نام نرم افزار حسابداری برای آنها همین معنی را می دهد. در هر لحظه بتوان موجودی انبار را کنترل نمود و بدانیم که از چه کسی پول می خواهیم و به چه کسی باید پول پرداخت کنیم و ...
اما در حقیقت نرم افزار حسابداری فقط اینها نیست. یعنی استفاده بهینه از نرم افزار حسابداری به این مسائل ختم نمی شود. بلکه از نرم افزار حسابداری استفاده های بسیار بیشتری می توان نمود.
در اینجا بنده چند مثال کوچک می آورم که البته به دو مثال قبلی هم نزدیک باشد. مثلا در باره کنترل موجودی انبار مسائلی را می توان دید به این صورت :
در کنترل موجودی انبار چندین مساله وجود دارد که باید به آنها دقت نمود. یکی از آنها بحث موجودی تعدادی و ریالی کالا در انبار است. موجودی تعدادی را همه ما می شناسیم. هر کالایی در انبار چه تعداد داریم. به همین راحتی.
ولی کمی دقت کنیم. چه تعداد داریم یک معنی در دل خودش به صورت نهفته دارد. آنهم اینکه چه موقع این کالا تمام می شود؟ خوب به نظر شما چه موقع این کالا تمام می شود. نمی دانیم. چه جمله جالبی. خوب از نرم افزار حسابداری می پرسیم که این مقدار کی تمام می شود. خوب این یکی از کاربردهای نرم افزار حسابداری که ما تا حالا به آن توجهی نداشتهه ایم. به راحتی یک گزارش فروش برای ماهها و سال های گذشته می گیرم و متوجه می شویم که میزان فروش این کالا چقدرر است ؟ در چه فصولی بیشترین فروش را داریم. و .... به این صورت براحتی می توان تخمین زد که این مقدار کالا برای چه مدت کافی است و چه زمانی بهترین موقع برای سفارش و خرید مجدد این محصول است.
حساب های تفضیلی به صورتی هستند که می توانند در چندین حساب معین گردش داشته باشند. برای مثال تفضیلی اشخاص می تواند در حسابهای دریافتنی و حسابهای پرداختنی گردش داشته باشد. یا یک تفضیلی مانند مرکز هزینه می تواند در حسابهای معین انواع هزینه گردش داشته باشد.
یکی از گزارشهای مهم در نرم افزار حسابداری این است که بتواند گزارش گردش یک تفضیلی را در یک یا چند حساب معین مشخص نماید. این گزارش برای شرکتهایی که حسابداری بازرگانی دارند مهم است ولی برای شرکت هایی که حسابداری پیمانکاری و یا خدماتی دارند جنبه حیاتی دارد.
نرم افزار حسابداری که بتواند این گزارش را به بهترین وجه ارائه دهد می تواند جزء بهترین نرم افزار حسابداری برای حسابداری پیمانکاری باشد. زیرا گردش یک پروژه را می تواند در حسابهای مختلف درآمدی و هزینه ای گزارش کند و بهای تمام شده پروژه را مشخص نماید.
یکی از مزیت های این گزارش گردش تفضیلی این است که گردش تفضیل را بتواند در معین های خاصی که کاربر تیک می کند ارائه دهد. برای اینکار باید این گزارش امکانی در اختیار کاربر قرار دهد که کاربر بتواند حساب های معین خاصی را تیک زده و انتخاب نماید تا گزارش در محدوده آن معین های خاص ارائه شود.
برای مثال اگر شما بخواهید فقط هزینه های پروژه را گزارش کنید و درآمدهای آن در گزارش ظاهر نشوند این امکان را لازم دارید.
گزارش گردش تفضیل در نرم افزار حسابداری به دو صورت می تواند وجود داشته باشد. یکی گزارش گردش تفضیل در همه حسابهای معین و دیگری گزارش گردش تفضیل در حسابهای معین انتخابی.
برای تهیه گزارش گردش تفضیلی در معین های انتخابی از منوهای اصلی برنامه ابتدا باید منوی مالی و سپس گزینه حسابداری مالی را انتخاب نمایید.
سپس در منوی ظاهر شده گزینه گزارش گردش تفضیل معین انتخابی را انتخاب نمایید تا فرم مربوطه برای شما باز شود.
در فرم مربوطه یک گروه تفضیلی انتخاب می کنید مثلا پروژه ها. نرم افزار به صورت اتوماتیک همه معین هایی را که آن تفضیلی در آن معین ها گردش داشته است را در لیست به شما نمایش می دهد.
شما می توانید یک یا چند معین را انتخاب را نموده و کلید تهیه گزارش را بزنید. تا سیستم به شما گزارش را نمایش دهد.
برای کسب و کارها و سازمانها ، انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کارشان یک موضوع مهم و حیاتی به شمار می رود. واقعیت این است که انتخاب نرم افزار حسابداری نامناسب یک فاجعه بزرگ برای کسب و کارها به حساب می آید.
دلایل زیادی می توان برای این قضیه بر شمرد.
اولین دلیلی که می توان بر این ادعا آورد این است که برای خرید نرم افزار حسابداری باید هزینه پرداخت نمایید و اگر نرم افزار حسابداری خریداری شده برای کس بو کار شما مناسب نباشد کل آن هزینه سوخت شده است. زیرا نرم افزار حسابداری قابل پس دادن نیست و جنس سخت هم نیست که بتوان آنرا به عنوان یک کالای دست دوم فروخت. مثلا در مقایسه نرم افزار حسابداری با خودرو مشخص می شود که اگر شما یک خودرو بخرید و مناسب شما نباشد می توانید با قیمت کمتر آنرا به شخص دیگری بفروشید.
دومین دلیلی که می توان برای آن اقامه نمود هزینه های آموزش و راه اندازی است. در صورتی که نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار خود تهیه نکنید آنگاه هزینه هایی که برای آموزش پرسنل و راه اندازی آن پرداهت کرده اید همه به یکباره از بین می رود.
سومین دلیل اینکه بعد از مدتی ورود اطلاعات در نرم افزار حسابداری، هیچ گزارش درستی نیم توانید از آن تهیه نمایید. این باعث می شود که تمام اطلاعات وارد شده در نرم افزار حسابداری نا مناسب را یا باید به نرم افزار حسابداری جدید منتقل نمایید و یا قید گزارشگیری از نرم افزار حسابداری را بزنید.
نرم افزار حسابداری نا مناسب زیان های زیادی برای کسب و کار دارد که در بالا نام بردیم. به موارد بالا می توان زیان های مالی و احتمالا حتی ورشکستگی را نیز افزود.
حال این سوال پیش می آید که چگونه تشخیص دهیم که یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کار ما مناسب است و کدام یک مناسب نیست؟
جواب این مطلب را می توان در چندین مقاله بر شمرد.
اول اینکه قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری نیازهای حال و آینده خود و نوع کسب و کار و اندازه کسب و کار را مد نظر بیاوریم و لیستی از نیازهای کسب و کار را تهیه کنیم و مشخص کنیم که کدامیک از این ویژگیها باید توسط نرم افزار حسابداری برطرف شوند.
هدف این کار بررسی، تحلیل و ارزیابی عوامل اصلی یک سازمان می باشد که می بایست آنها را در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب مد نظر قرار دهد.
بعد از اینکه نیازهای سازمان خود را شناختیم و فهمیدیم که نرم افزار حسابداری را برای چه نیازهایی قرار است خریداری کنیم آنگاه می رویم سراغ بسته های نرم افزار حسابداری که در بازار ایران وجود دارند.
قبل از هر چیز بر خود لازم می دانم که نرم افزار حسابداری را حتما از یک شرکت ایرانی بخرید. نرم افزار حسابداری مانند نرم افزار ورد یا اکسل نیست که خارجی آن بهتر باشد. شاید در مقاله دیگری بین نرم افزار حسابداری ایرانی و خارجی مقایسه ای صورت دادم ولی در اینجا به طور خلاصه توصیه می شود که نرم افزار حسابداری ایرانی خریداری نمایید.
در مقاله زیر بنده دلیل اینکه چرا باید نرم افزار حسابداری ایرانی بخریم را توضیح داده ام.
نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار ایران طیف وسیعی دارند. برخی از نرم افزارها ادعا می کنند که فقط نرم افزار حسابداری و مالی هستند. و برای نیازهای خاص امکاناتی ندارند. مثلا خیلی از نرم افزارهای حسابداری بخش توزیع و پخش مویرگی ندارند. یا برخی دیگر از نرم افزار های حسابداری ممکن است بخش تولید و بهای تمام شده نداشته باشند یا اینکه داشته باشند ولی یک پکیج عمومی داشته باشند و مثلا برای صنعت خاصی مثل تولید رنگ نداشته باشند.
قیمت نرم افزار حسابداری یک پارامتر در انتخاب نرم افزار حسابداری به حساب می آید. اگر قیمت نرم افزار های حسابداری موجود در بازار ایران را بررسی نماییم می بینیم که نرم افزار حسابداری از 100 هزار تومان داریم تا 200 میلیون تومان.
واقعا اینقدر اختلاف قیمت برای نرم افزار حسابداری برای چیست؟ آیا هر نرم افزار حسابداری ارزان قیمت بد است و یا هر نرم افزار حسابداری گران قیمت خوب است؟
برای برخی از افراد قیمت آنقدر مهم است که به سایر مولفه ها نگاه نمی کنند. مثلا وقتی می گویی نرم افزار حسابداری فلان 100 هزار تومان ، بدون اینکه فکر کنند که آیا آن نرم افزار بدرد کسب و کارشان می خورد یا نه ؟ سریعا آنرا خریداری می کنند.
برخی از افراد هم قیمت خیلی برایشان مهم نیست. آنقدر کسب و کارشان مهم است و پول در می آورند که پرداخت پول برای نرم افزار حسابداری سخت نیست. فقط روی این تمرکز می کنند که نرم افزار حسابداری برای کسب و کار آنها مناسب باشد.
در این بین برخی شرکت های بزرگ هم فرآیند خرید نرم افزار حسابداری را به تیمی مشترک از مالی و فروش و تولید می دهند و مدیر مالی و مدیر فروش و احتمالا مدیر کارخانه با هم به خرید نرم افزار حسابداری می پردازند. در اینجا نیز یک بودجه ای برای خرید نرم افزار حسابداری در نظر گرفته می شود.
در هر کاری باید جلوی هزینه اضافه را گرفت. یکی از آنها خرید نرم افزار حسابداری است. اگر بتوانیم چندین نرم افزار حسابداری را پیدا کنیم که همه آنها نیازهای ما را پاسخ می دهند ، مسلما بهتر است که ارزان ترین آنها را بخریم.
ولی در مورد قیمت نرم افزار باید چند نکته را در خاطر داشته باشید.
اول اینکه قیمت نرم افزار حسابداری عبارتست از قیمت اولیه نرم افزار حسابداری که باید در زمان خرید آن پرداخت نمایید.
دوم هزینه نصب و راه اندازی و آموزش کارکنان و تمام هزینه های مرتبط با ورود اطلاعات و ...
سوم هزینه های پشتیبانی که در سالهای بعد باید پرداخت نمایید.
قیمت نرم افزار حسابداری به چندین عامل بستگی دارد.
اولین عامل بحث امکانات نرم افزار حسابداری است. هر چه امکاناتی که در نرم افزار حسابداری قرار داده می شود بیشتر مورد استفاده شرکت بزرگ باشد آنگاه قیمت نرم افزار حسابداری بیشتر است و هر چه امکاناتی که در نرم افزار حسابداری قرار می گیرد مورد استفاده شرکت های کوچک باشد آنگاه قیمت نرم افزار حسابداری کمتر است.
توجه کنید که تعداد امکانات مهم نیست بلکه مهم این است که این امکان به درد چه قشری از بازار می خورد. مثلا تفکیک انبار از حسابداری انبار امکانی است که برای شرکت های بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد در صورتی که برای شرکت های کوچک دست و پا گیر است. همین تفکیک انبار از حسابداری انبار ، باعث بالا رفتن قیمت نرم افزار حسابداری می شود.یک سوال مهم که در خرید نرم افزار حسابداری می تواند مطرح گردد مبلغ نرم افزار حسابداری است. آیا نرم افزار حسابداری ارزان قیمت لزوما خوب نیست ؟
قیمت نرم افزار حسابداری یک پارامتر در انتخاب نرم افزار حسابداری به حساب می آید. اگر قیمت نرم افزار های حسابداری موجود در بازار ایران را بررسی نماییم می بینیم که نرم افزار حسابداری از 100 هزار تومان داریم تا 200 میلیون تومان.
واقعا اینقدر اختلاف قیمت برای نرم افزار حسابداری برای چیست؟ آیا هر نرم افزار حسابداری ارزان قیمت بد است و یا هر نرم افزار حسابداری گران قیمت خوب است؟
برای برخی از افراد قیمت آنقدر مهم است که به سایر مولفه ها نگاه نمی کنند. مثلا وقتی می گویی نرم افزار حسابداری فلان 100 هزار تومان ، بدون اینکه فکر کنند که آیا آن نرم افزار بدرد کسب و کارشان می خورد یا نه ؟ سریعا آنرا خریداری می کنند.
برخی از افراد هم قیمت خیلی برایشان مهم نیست. آنقدر کسب و کارشان مهم است و پول در می آورند که پرداخت پول برای نرم افزار حسابداری سخت نیست. فقط روی این تمرکز می کنند که نرم افزار حسابداری برای کسب و کار آنها مناسب باشد.
در این بین برخی شرکت های بزرگ هم فرآیند خرید نرم افزار حسابداری را به تیمی مشترک از مالی و فروش و تولید می دهند و مدیر مالی و مدیر فروش و احتمالا مدیر کارخانه با هم به خرید نرم افزار حسابداری می پردازند. در اینجا نیز یک بودجه ای برای خرید نرم افزار حسابداری در نظر گرفته می شود.
در هر کاری باید جلوی هزینه اضافه را گرفت. یکی از آنها خرید نرم افزار حسابداری است. اگر بتوانیم چندین نرم افزار حسابداری را پیدا کنیم که همه آنها نیازهای ما را پاسخ می دهند ، مسلما بهتر است که ارزان ترین آنها را بخریم.
ولی در مورد قیمت نرم افزار باید چند نکته را در خاطر داشته باشید.
اول اینکه قیمت نرم افزار حسابداری عبارتست از قیمت اولیه نرم افزار حسابداری که باید در زمان خرید آن پرداخت نمایید.
دوم هزینه نصب و راه اندازی و آموزش کارکنان و تمام هزینه های مرتبط با ورود اطلاعات و ...
سوم هزینه های پشتیبانی که در سالهای بعد باید پرداخت نمایید.
قیمت نرم افزار حسابداری به چندین عامل بستگی دارد.
اولین عامل بحث امکانات نرم افزار حسابداری است. هر چه امکاناتی که در نرم افزار حسابداری قرار داده می شود بیشتر مورد استفاده شرکت بزرگ باشد آنگاه قیمت نرم افزار حسابداری بیشتر است و هر چه امکاناتی که در نرم افزار حسابداری قرار می گیرد مورد استفاده شرکت های کوچک باشد آنگاه قیمت نرم افزار حسابداری کمتر است.
توجه کنید که تعداد امکانات مهم نیست بلکه مهم این است که این امکان به درد چه قشری از بازار می خورد. مثلا تفکیک انبار از حسابداری انبار امکانی است که برای شرکت های بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد در صورتی که برای شرکت های کوچک دست و پا گیر است. همین تفکیک انبار از حسابداری انبار ، باعث بالا رفتن قیمت نرم افزار حسابداری می شود.
خرید نرم افزار حسابداری از بازار ایران بهتر است یا خرید یک نرم افزار حسابداری خارجی؟ این یک سوال مهم است که در این مقاله به آن پرداخته ایم. پاسخ صحیح به این سوال خیلی مهم است و می تواند حتی سرنوشت شرکت ما را تعیین نماید.
قبل از بحث در این باره باید روی معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری بحث کنیم و مهمترین معیار را پیدا کنیم. ولی به علت اینکه در مقالات دیگر به این موضوع زیاد پرداخته ام در اینجا خیلی در این باره بحث نمی کنم. دوستان در همین سایت می توانند مقالات را دنبال کنند.
به طور خلاصه باید بگویم که مهم ترین مولفه و معیار در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری و خرید نرم افزار حسابداری بحث خدمات پس از فروش و یا همان پشتیبانی معروف است. اگر بهترین نرم افزار حسابداری دنیا را بدرستی انتخاب نمایید ، (با در نظر گرفتن تمام معیارهای درست و دقیق) ولی پشتیبانی نداشته باشد این نرم افزار در عین اینکه بهترین نرم افزار حسابداری به حساب می آید ولی به درد شما نمی خورد.
برای مثال فرض کنید که بهترین بنز دنیا را خریداری کرده اید ولی هیچ کسی حاضر نیست به شما سرویس بدهد. بنابراین زمانی که نیاز به تعویض روغن دارید باید ماشین را دور بیندازید. همه پولی هم که بابت آن پرداخت کرده اید از کفتان رفته است.
نرم افزار حسابداری البته از ماشین خیلی مهمتر است. در حقیقت نرم افزار حسابداری یک کالای خاص است که با گذشت زمان ارزش آن برای کسب و کار شما بیشتر می شود و شما به آن محتاجتر خواهید شد. در روز اول اگر مجبور شوید نرم افزار حسابداری خریداری شده را کنار بگذارید ، اتفاق خاصی نمی افتد فقط مبلغ اولیه ای که پرداخت کرده اید از بین می رود ولی اگر چند سال اطلاعات وارد کنید و سپس به خاطر یک مساله کوچک آن نرم افزار حسابداری خراب شود و پشتیبانی هم نداشته باشد آنگاه زیان قابل ملاحظه ای نصیب شما می شود.
مطلب را خیلی طولانی نمی کنم. به هزار و یک دلیل می توان ثابت نمود که پشتیبانی و خدمات پس از فروش برای یک نرم افزار حسابداری رکن حساب می شود و بدون آن ادامه کار با نرم افزار حسابداری به صرفه نیست. حتی اگر آن نرم افزار بهترین نرم افزار حسابداری جهان باشد.
حالا تصمیم گیری راحت تر می شود. یعنی مهمترین مولفه را جلوی خود قرار می دهیم و با وجود شرایطی که کشور ما دارد مطمئن می شویم که نرم افزار حسابداری خارجی اصلا بدرد ایران نمی خورد. زیرا با یک تعویض رئیس جمهور در ایران یا در آمریکا وضع کاملا تغییر می کند.
مانند اتفاقاتی که در مورد نرم افزارهای اوراکل و یا مدیریت مستندات خارجی افتاد. شب خوابیدیم و صبح از خواب بیدار شدیم دیدیم که نرم افزار خراب شده است و پشتیبانی هم نداریم.
پشتیبانی زمانی به خوبی انجام می شود که شرکت تولید کننده آن محصول همیشه در دسترس باشد و از محصول تولیدی خود پشتیبانی نماید. اگر شرکت تولید کننده به هر دلیلی در دسترس نباشد آنگاه به محض اینکه محصول دچار مشکل اساسی شود دیگر کاری از کسی ساخته نیست. یعنی نماینده فروش و ... هم کاری نمی توانند انجام دهند. بنابراین توصیه می شود که نرم افزار حسابداری را حتما از شرکت تولید کننده خریداری نمایید مگر مواقعی که شرکت تولید کننده خودش شما را به نمایندگی راهنمایی می کند.
حالا با این وصف ما به این نتیجه می رسیم که نرم افزار حسابداری را ایرانی انتخاب کنیم. نکته دیگر که ما را به چنین امری وادار می کند بحث نیازمندیهای کسب و کار ما ایرانیها در مقایسه با خارجی ها است.
در خارج چیزی به نام چک مدت دار و چک برگشتی و خرج کردن چک و ... معنی ندارد. بنابراین نرم افزارهای حسابداری خارجی با این قضیه بیگانه اند. اگر از نرم افزار حسابداری خارجی استفاده کنیم باید آن نرم افزار برای ایرانیها سفارشی شود و بنابراین بهای تمام شده آن بالا می رود و همینطور هزینه های پشتیبانی آن هم به تبع آن بالا خواهد رفت.