تست نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری

بحث کنترل کیفی نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری بحثی مفصل است که می تواند مدت زمان زیادی مورد بحث و بررسی قرار گیرد. یادم هست که چند سال پیش یک دوره تست و کنترل کیفیت نرم افزار در شرکت داده پردازیی خوارزمی برگزار شد و بحث های مفصلی در زمینه تست و کنترل کیفیت نرم افزار بر اساس متدولوژی RUPP صورت گرفت.

در مقاله قبلی گفتیم که یک تست یک فرم ساده چقدر می تواند زمانبر باشد و تست کیس های خیلی زیادی می تواند داشته باشد. یک نرم افزار حسابداری و یا یک نرم افزار اتوماسیون اداری را در نظر بگیرید که دارای فرمهای متعدد و پیچیدهه هستند و البته فرمها با هم ارتباطات پیچیده هم دارند. مثلا در نرم افزار حسابداری با ثبت یک سند حسابداری ، دفاتر و ترازهاا و تمام گزارشات حسابداری باید بروز شوند و یا در نرم افزار اتوماسیون اداری با ثبت یک نامه باید آن نامه اداری به کارتابلل یک شخص ارسال گردد. 

این ارتباطات بحث تست و کنترل کیفیت نرم افزارهای بزرگ تر را پیچیده تر می کند تا جایی که به ازای ار ارتباط جدیدی که در سیستم و نرم افزار به وجود می آید به همان میزان پیچیدگی تست و کنترل کیفی به صورت تصاعدی سخت تر می شود و زیادتر می شود.

خوب حالا به یک فرم بزرگتر در نرم افزار فکر کنید که فقط یک اطلاعات پایه ساده نباشد. مثلا فرم ثبت سند حسابداری در  نرم افزار حسابداری و یا ثبت نامه وارده در نرم افزار اتوماسیون اداری را در نظر بگیرید.

زمانی که یک سند حسابداری را ثبت می کنیم در حقیقت یک سری کد حساب و یا همان سرفصل حسابداری را بدهکار و یا بستانکار می کنیم. یا اینکه زمانی که یک نامه وارده در نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت می کنیم در حقیقت یک سریی  اطلاعات مثل موضوع نامه و شماره نامه و گیرنده و ... را در سیستم وارد می کنیم.

ما فعلا کاری با تست خود این فرمها نداریم. ولی می خواهم بگویم که ثبت این فرمها یک سری اما و اگر در فرم های اطلاعات پایه را بوجود می آورد. یعنی باید برگردیم و فرمهای اطلاعات پایه مثل تعریف کدینگ حسابداری و یا تعریف اشخاص در اتوماسیون اداری را تست کنیم. 

چرا ؟ چون کد حسابداری که در سند حسابداری دارای گردش شده است و اصطلاحا گردش پیدا کرده است نباید حذف شود مگر اینکه قبل از آن سند حسابداری که این کد در آن گردش پیدا کرده است حذف شود.

پس ما برای تست فرمهای اطلاعات پایه باید بخشی از تست ها را بعد از استفاده از آن اطلاعات انجام دهیم. توجه نکردن به این نکات ریز باعث ایجاد باگهای مخفی در سیستم می شود و ممکن است مشتری را به سیستم بدبین کند. اگر مشتری به نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری و یا هر نرم افزار دیگری اعتماد نکند نمی تواند با خیال راحت در آن اطلاعات وارد کرده و بعد از سیستم گزارشات مورد نیازش را بازیابی نماید.

برای تسلط کامل بر تست و کنترل کیفی محصولات باید یک برنامه ریزی و پلن محکم داشته باشیم و بر اساس آن برنامه ریزی پیش برویم. آنگاه می توانیم مطمئن شویم که محصول تولید شده دارای کیفیتی است که می تواند مشتری را راضی و اهداف شرکت را محقق کند.

نمونه نامه ها در اتوماسیون اداری

گروه وبگردی نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس در این مقاله دو نمونه نامه اداری فراهم آورده است که می توانید در نامه نگاری خود از آنها استفاده نمایید.
 

نمونه نامه اول مربوط می شود به معرفی به بانک جهت دریافت تسهیلات (وام) . این نمونه کلی است و شما می توانید بر اساس نیاز خود آنرا تغییر دهید. زمانی که این نامه را تایپ می کنید باید شماره و تاریخ هم روی آن درج نمایید.

برای درج شماره و تاریخ باید این نامه را در نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس ثبت نمایید تا نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس به شما یک شماره نامه صادره اختصاص دهد و سپس تاریخ روز صدور نامه را هم در نامه تایپ می کنید.

توجه داشته باشید که به هیچ وجه نامه ای که به بیرون می فرستید نباید بدون شماره و تاریخ باشد و قبل از ارسال باید در قسمت دبیرخانه نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت ثبت گردد.

 

از : شرکت ………………….

به : بانک / موسسه مالی شعبه ……………………….

موضوع : گواهی ضمانت

             با سلام و احترام، بدینوسیله بنا به تقاضای جناب آقای / سرکار خانم ……………..به شماره ملی …… گواهی می شود نامبرده فوق کارمند قراردادی / پیمانی / رسمی و شاغل در این شرکت می باشد و حقوق و مزایای ناخالص ایشان به مبلغ …………… ریال می باشد.

این گواهی بنا به درخواست نامبرده صرفا جهت اطلاع بانک / موسسه فوق الذکر صادر شده و فاقد هرگونه ارزش و اعتبار دیگری می باشد.  ضمانت برادر / خواهر ………..را به مبلغ ……………  ریال به عهده گرفته است این شرکت تعهد می نماید چنانچه وام گیرنده به عللی از پرداخت اقساط در سر رسید معین خودداری نماید با گزارش کتبی بانک تا زمانی که از این مدیریت حقوق می گیرد از حقوق وی و طبق قانون ( یک سوم مجردین و یک چهارم متاهلین ) کسر و به بانک پرداخت نماید.

ضمنا این تعهد فقط در حق وام گیرنده فوق معتبر بوده و درصورت هرگونه انتقال وام به هر شکل به شخص ثالث کان لم یکن محسوب می گردد.

همانطور که در بالا می بینید نامه از طرف شرکت یا سازمان است به بانک. پس نامه اداری صادره دارای یک فرستنده است  که شرکت می باشد و یک گیرنده دارد که بانک می باشد.

موضوع نامه هم مشخص شده است که در اینجا موضوع نامه گواهی ضمانت می باشد. هر نامه اعم از نامه وارده و نامه صادره و نامه های داخلی دارای موضوع می باشد. در نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس برای هر نامه باید موضوعی تعیین نمود.

یکی از مواردی که باید در نامه های اداری صادره رعایت نمایید مهر و امضای زیر نامه صادره است. این نامه پس از طی کردن تمامی مراحل بالا باید توسط شخص صاحب امضای مجاز ، امضا شود و سپس مهر شرکت در زیر آن بخورد. نامه بدون مهر و امضای مجاز شرکت از درجه اعتبار ساقط است و هیچ کسی آنرا قبول نمی کند.

پس حتما باید توجه داشته باشید که نامه های صادره ای را که به خارج سازمان می فرستید باید با مهر و امضای مجاز بفرستید تا مورد قبول طرف مقابل قرار گیرد.

 

نکته دیگری که در نامه قید نمی شود ولی شما در نرم افزار اتوماسیون اداری از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس ثبت می کنید ، روش ارسال نامه است. در نامه صادره قید نمی شود که نامه به چه صورتی ارسال می شود ولی در نرم افزار اتوماسیون اداری باید قید کنید که نحوه ارسال نامه صادره به چه صورتی بوده است.

 

یکی دیگر از مواردی که در نامه های اداری مشخص می شود مدارک پیوست نامه ها است. مدارک پیوست در نامه ها بسیار مهم است. اگر نامه صادره شما دارای مدارک پیوستی از قبیل سی دی ، مجله ، کتاب و یا هر چیز دیگری است باید در نامه قید گردد تا گیرنده نامه متوجه باشد که همزمان با نامه باید به مدارک پیوست هم مراجعه نماید.


نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس دارای قسمت دبیرخانه می باشد که در آن فرمی جهت ثبت نامه های صادره وجود دارد. در این فرم تمامی مواردی که باید در ثبت نامه صادره رعایت نمایید وجود دارد.

 

نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس هم می تواند به صورت مستقل مورد استفاده قرار گیرد و هم می تواند به عنوان یکی از زیر سیستم های نرم افزار حسابداری یکپارچه ارگس باشد.

چگونه نرم‌افزار حسابداری مناسب انتخاب کنیم

چگونه نرم‌افزار حسابداری مناسب انتخاب کنیم

  در گذشته، حسابداری فرآیندی مبتنی بر کاغذ بود و معمولا حسابداران از دفاتری قطور استفاده می‌کردند تا بتوانند اطلاعات مالی ضروری کسب‌و‌کار را ثبت کنند اما در عصر دیجیتال، حتی کسب‌و‌کارهای کوچک نیز می‌توانند از طیف گسترده نرم‌افزارهای حسابداری موجود در بازار استفاده کنند.

این طیف گسترده نرم افزارهای حسابداری، نه تنها خطاهای انسانی در محاسبات را کاهش می‌دهند بلکه می‌توانند منبع اطلاعات وسیعی باشند که به شکل‌دهی دیدگاه شما از کسب‌و‌کار کمک می‌کند؛ از پیش‌بینی میزان تولید و فروش در ماههای آتی گرفته تا شناسایی اقلامی که بیش از حد نیاز تولید شده و سرویس‌هایی که کمترین سودآوری را برای کسب‌وکار شما داشته‌اند و مانند آن . اما در میان انفجاری از ارائه محصولات نرم‌افزاری پیچیده و برنامه‌های آنلاین، یافتن نرم‌افزاری که امکانات آن بیشترین انطباق را با کسب‌و‌کار شما داشته ‌باشد می‌تواند به یک چالش تبدیل شود.

به منظور انتخاب یک نرم‌افزار مناسب باید درکی مناسب از برخی از اصول حسابداری در کسب‌و‌کار خاص خود داشته باشید همچنین دیدگاهی مناسب نسبت به نیازهای حسابداری در کار خود و ارزیابی مناسب از محصولات موجود. انواع محصولات حسابداری موجود طیف نرم‌افزارهای موجود برای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط مرتبا درحال رشد است اما در حال حاضر چند دسته کلی برای انتخاب از میان آن‌ها وجود دارد:

- بسته حقوق و حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک

- برنامه‌های نرم‌افزاری مدیریت کسب‌و‌کار

- برنامه‌های کاربردی آنلاین تحت وب

- نرم‌افزارهای رایگان.

در زیر به شرح هر دسته و ذکر نمونه‌هایی از محصولات محبوب در هر گروه می‌پردازیم:

الف) برنامه حقوق و حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک بسیاری از محصولات پرفروش در این گروه قرار دارند که از طریق ایجاد ابزارهای حسابداری، گزارشاتی که برای استفاده از اطلاعات مالی خود به آن‌ها نیاز دارید را فراهم می‌کنند که پاسخگوی اغلب نیازهای کسب‌و‌کارهای کوچک هستند.

از پرفروش‌ترین آن‌ها در خارج از کشور می‌توان به QuickBooks Intuit اشاره کرد که در ورژن‌های مختلف موجود است و نسخه‌ای از آن را می‌توان در بخش add-ons در فایرفاکس یافت. Peachtree . یکی دیگر از محصولات محبوب و پرفروش در این زمینه است.

در ایران نرم افزار هایی مانند : - هلو محصول شرکت طرفه نگار - سپیدار محصول شرکت سپیدار سیستم - قیاس محصول گروه نرم افزاری سیاق - سما (سیستم مالی ارگس ) محصول شرکت داده پردازان ارگس جزء نرم افزار های محبوب می باشند که برای کسب و کارهای کوچک طراحی و تولید شده اند.

ب) نرم‌افزارهای مدیریت کسب‌و‌کار در این گروه نرم‌افزارهایی با قیمت بالا‌تر و امکانات بیشتر قرار می‌گیرد که معمولا شامل دیگر توابع مالی که در پیگیری مناسب کسب‌و‌کار نیاز دارید نیز می‌شود مانند کنترل موجودی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، صدور صورت‌حساب، خرید و حتی مدیریت منابع سازمانی (ERP) از محبوب‌ترین نرم افزار‌ها در این حوزه در خارج از کشور می‌توان به netsuite و SAP و Oracle و Microsoft Nav اشاره کرد که هر آنچه را در حوزه مالی بدان نیاز دارید در یک جا گرد آورده‌ است.

در ایران نیز نرم افزارهایی مانند : - همکاران سیستم - تدبیر محصول پردازش موازی سامان - رایورز - نرم افزار حسابداری باتیس محصول شرکت داده پردازان ارگس دارای امکانات وسیعی هستند که می توانند بهترین گزینه ها برای کسب و کارهای بزرگتر باشند.

ج) نرم‌افزارهای رایگان برخی شرکت ها برای نفوذ در بازار و گسترش کسب و کار خود تمام یا بخشی از نرم افزار خود را به صورت رایگان ارائه می کنند. اگر چه باید در مورد استفاده از نرم‌افزارهای رایگان محتاطانه عمل کرد ولی گاهی اوقات می بینیم که شرکت های معتبر نیز برای مدتی محدود نرم افزار خود را به صورت رایگان ارائه می کنند که فرصت مناسبی برای کسانی است که می خواهند در هزینه هایشان صرفه جویی کنند. در ایران شرکت چارگون که معروفترین شرکت تولید کنند اتوماسیون اداری است و از نظر بنده برند اول بازار ایران است نرم افزار اتوماسیون اداری خود را به صورت کاملا رایگان ارائه می کرد. ولی نرم افزاری که ارائه می کرد یکی از بهترین نرم افزارهای موجود در بازار بود و پشتیبانی قوی نیز ارائه می کرد. البته پشتیبانی آن رایگان نبود ولی به هر حال مشتری در ابتدای کار هزینه بالایی پرداخت نمی کرد و بسیار به صرفه بود. در ایران شرکت داده پردازان ارگس اقدام به ارائه نرم افزار حسابداری مالی به صورت رایگان کرده است. برای دریافت نرم افزار و کسب اطلاعات بیشتر می توانید به سایت شرکت داده پردازان ارگس مراجعه نمایید .http://argess.ir

نخستین گام در انتخاب نرم‌افزار حسابداری این است که نیازهای حسابداری خود را بشناسید  به آنالیز مناسب نیازهای مدیریتی و مالی خود بپردازید. در این راستا باید به سوالات واضح و سوالاتی که شمارا به فکر وا می‌دارد پاسخ دهید، برنامه‌ریزی و صرف زمان مناسب در این مرحله باعث می‌شود به این زودی نیازی به تغییر نرم‌افزار خود نداشته ‌باشید. چه چیزهایی باید در مورد کسب‌و‌کار خود بدانید؟ قبل از هر چیز باید مطمئن شوید که سواد مالی شما در حد مطلوبی قرار دارد، چرا که بسیاری این تصور اشتباه را دارند که لازم نیست در مورد حسابداری مالی چیزی بدانند چرا که نرم‌افزار به جای آن‌ها این کار را انجام‌ می‌دهد .

روش‌های زیادی وجود دارد که یک مدیر می‌تواند در زمینه اطلاعاتی که کسب‌و‌کار وی نیاز به نگهداری دارد تا بر مبنای آن تصمیمات صحیح بگیرد و گزارش‌هایی که باید تهیه شود اطلاعات کسب کنند. مانند خواندن کتاب، گذراندن کلاس‌های مرتبط با این موضوع و سرچ در اینترنت. موضوع مورد توجه دیگر نوع کسب‌و‌کار شماست که باید متناسب با آن اطلاعات خاصی را نگهداری کنید. برای مثال اگر شما یک تولیدکننده هستید باید در مورد لیست کالا، ادارهٔ بخش‌ها و کارگران اطلاعات کافی داشته باشید یا یک کیلینیک نیاز به برنامه‌ای خاص در زمینه صدور صورت‌حساب مربوط به شرکت‌های بیمه دارد البته ممکن است بسیاری از مدیران این کار را بر عهده مشاوران بگذارند. با حسابدار و کارکنان خود صحبت کنید اگر در کسب‌و‌کار خود دارای حسابدار یا مشاور هستید بهتر است قبل از هرگونه اقدامی با این افراد متخصص مشورت کنید. اکثر آن‌ها تجربه کار با افراد و مشاغل مشابه شما را داشته‌اند و به‌خوبی نوع کسب‌و‌کار شما و نیازهای مرتبط با آن را می‌شناسند در نتیجه قادرند نرم‌افزاری را به شما معرفی کنند که از طریق آن، اطلاعاتی که در حوزه محاسبات مالی شرکت بدان‌ها نیاز دارید به بهترین شکل جمع‌آوری می‌شود.

در فرآیند حسابداری شرکت شما، توجه به بخش IT، تقریبا به اندازه حسابداری اهمیت دارد، چرا که باید امکانات سخت‌افزاری خود را نیز به‌ خوبی بشناسید. بسته نرم‌افزارهای حسابداری از دیتابیس‌های بزرگی استفاده می‌کنند و معمولا شامل چندین دیتاتیبل است که با هم کار می‌کنند بنابراین قبل از هر چیز امکانات سخت‌افزاری خود را بررسی کنید چرا که با افزایش اطلاعات حسابداری که معمولا به سرعت اتفاق می‌افتد، فضای سخت‌افزاری بیشتری برای ذخیره این اطلاعات لازم می‌شود.

برای خواندن بقیه این مطلب به آدرس زیر مراجعه نمایید:

چگونه نرم‌افزار حسابداری مناسب انتخاب کنیم

شرکت داده پردازان ارگس

شرکت داده پردازان ارگس فعالیت خود را از سال 1386 با هدف تولید و پشتیبانی نرم افزارهای مالی، بازرگانی، صنعتی و اداری آغاز نموده است، این شرکت با تکیه بر دانش فنی و تواتنمندی نیروی انسانی و با اتکا بر سالها تجربه و نیز با بهره گیری از نظرات کاربران وخریداران و پیشنهادات و انتقادات سازنده متخصصین در این امر، همواره در جهت توسعه و تکمیل نرم افزارهای خود گام برداشته و پیشرفت و موفقیت خود را در گرو همین پویایی دانسته است تا جایی که توانسته است در صنعت IT کشور جایگاه مناسبی را در بین شرکت های فعال در حوزه ی انفورماتیک کشور کسب نماید.


زمینه ی فعالیت ها
 در حال حاضر شرکت توان خود را بر روی توسعه، تکمیل و پشتیبانی نرم افزارهای فعلی ارگس در جهت خدمات رسانی بهتر و پاسخگویی به نیازهای متنوع و گوناگون کاربران و مشتریان خود متمرکز کرده و در زمینه های مختلف ذیل فعالیت دارد:

 
•    تولید و پشتیبانی نرم افزار های سفارش مشتری
•    تولید و توسعه و پشتیبانی نرم افزار های فعلی
•    تست و کنترل کیفیت نرم افزار
•    تهیه و طراحی نرم افزارهای تحت وب در زمینه های مختلف
•    مستندسازی سیستم های نرم افزاری
•    مشاوره در ایجاد و توسعه بانکهای اطلاعاتی
•    مشاوره و نظارت بر اجرای طرحهای انفورماتیکی